Vivimos en un mundo digital y moderno, en el que se ha vuelto frecuente hacer compras y pedidos a distancia por medio del internet. Seas o no emprendedor o empresario, manejar facturas y recibos de pago son elementos fijos del diario vivir, ya que al final, todos necesitamos comprar y consumir lo necesario para nuestra subsistencia. Por eso, es menester tener conocimiento acerca de los procesos habituales a la hora de realizar estas operaciones. Este artículo pretende esclarecer uno de los puntos más comunes y que se presta a confusión, en lo que a entrega de pedidos se refiere: El albarán.
¿Qué significa Albarán?
Es un documento de carácter mercantil que justifica la entrega de un producto o servicio. En otras palabras, se trata del recibo que se firma en la mayoría de las veces cuando se recibe una encomienda, dejando por escrito la transacción de la misma. Este documento no es obligatorio pero se recomienda en la mayoría de los casos por cuestiones de seguridad y responsabilidad.
¿Para qué sirve?
Este papel no es una factura (y más adelante se explicará a fondo esta confusión) ni tampoco es obligatoria, entonces ¿para qué sirve? Es un documento que le da solidez a un negocio que pronto culminará. ¿Cómo? El recibo es elaborado por el emisor o por la empresa que facilita la entrega del producto, esta, le ofrece el documento al receptor para que lo firme una vez haya comprobado que la mercancía está en perfecto estado. Por tal motivo, es de vital importancia tenerlo por escrito para asegurar una buena transacción.
Cabe destacar que existen muchas empresas de servicios de paquetería, que tienen la mala costumbre de pedir la firma del comprobante una vez el producto es recibido y no dan el tiempo para que la persona pueda revisar la calidad del mismo. Por tal motivo, se sugiere no firmar hasta asegurar que el producto se encuentra en los términos previamente acordados. Una vez el documento esté firmado por parte del receptor, no hay nada que hacer en caso de existir alguna queja o mal entendido.
Por otro lado, el recibo es un documento que presta servicio a ambas partes, pues si el comprador se niega a pagar una vez el producto esté en su posesión, la empresa tiene el documento como respaldo para obligarlo a cancelar su deuda. Se trata de un documento mercantil bastante útil y necesario si queremos evitar llevarnos fiascos a la hora de hacer negocios.
Pese a no ser un documento obligatorio, es un deber exigir una copia del mismo en caso de que alguna de las partes no la facilite, en especial si somos compradores. Si el comprador pide regularmente encargos al mismo vendedor, este último tiene la obligación de hacer tantos albaranes como entregas sean necesarias, pero, se puede ahorrar las facturas haciendo una única al final de las negociaciones.
¿Cuántos tipos de Albaranes existen?
Existen varios, y al ser un documento ligeramente “libre” se podría decir que no hay una clasificación meramente estricta. Sin embargo, hay un rasgo característico que los clasifica, este rasgo es el valor del producto o servicio a prestar. Es decir, existen albaranes valorados y albaranes no valorados.
Albarán valorado: este tipo de recibo es el más común y en él, se incluye el precio individual de cada producto, los descuentos particulares de cada uno, el impuesto sobre el valor agregado (IVA) y al final un total de todos los gastos que la operación amerita. Por este tipo de albaranes es que surge la confusión y muchas veces se le cataloga de factura, pero no, no lo es. Este documento puede ir o no, acompañado de la factura real la cual se explicará en breve.
Albarán no valorado: básicamente es lo mismo que el anterior con la excepción de omitir todo valor vinculado a la transacción. En este tipo de comprobante, en cambio, se suele hacer una descripción de la mercancía a tramitar y de las partes involucradas en la operación. No se toma en cuenta el valor económico de ningún producto y por eso, este tipo de documento, suele ir acompañado casi por obligación, de la factura real.
¿Cuáles son los datos que debe tener un albarán? Formato
Como se dijo en un inicio, este comprobante es un documento mercantil un tanto libre o flexible, pues no existe un patrón único que lo limite ni tampoco una normativa que lo rija. Pero, sí debe poseer una información mínima para que este sea considerado un documento serio y que de respaldo a la operación que se esté realizando. Estos datos son:
Número del albarán: por lo general cada empresa lleva un conteo del número de operaciones realizadas así como su fecha de emisión.
Datos del cliente: muy importante tener por escrito el nombre, el apellido, la dirección, la razón social, el teléfono y el número de documento que identifique al cliente (CIF o NIF). Deben ser datos reales y transparentes.
Productos: Se debe explicar muy bien cuáles son los productos que se envían así como la cantidad de los mismos y además, una pequeña referencia de cada uno.
Firma: Se debe dejar un espacio para que la persona receptora firme pues este, es el elemento más importante y que le da sentido al documento.
¿Qué es una factura y por qué se confunde con un albarán?
Es completamente normal confundir ambos documentos, ya que coinciden en varios puntos y poseen información similar pero hay marcadas diferencias entre albarán y factura. Existen elementos que los alejan los unos de los otros. La factura es un documento mercantil que señala la venta o la compra de un producto o servicio, en el cual, se especifica la cantidad, el valor, el total de la operación, las personas involucradas, los impuestos aplicados, entre otros. En otras palabras, es un documento que reúne toda la información necesaria para la ejecución de una operación de mercado.
El punto de quiebre que separa un recibo de una factura, es que esta última posee validez fiscal, es decir, es el justificante que las sociedades y el reglamento de IRPF admite a la hora de atestiguar una compraventa. Por tal motivo, es obligatorio que cualquier vendedor elabore una factura al momento de hacer una operación de índole económico. Además, el comprador debe quedarse con la misma, de no ser así, está en todo su derecho de exigir para así cerrar el trato.
Existe una cantidad considerable de facturas y a diferencia del comprobante, estas sí están normadas por la ley. Independientemente del tipo de factura estas deben incluir una serie de datos mínimos para que tengan validez ante la ley. Estos son: numeración, información fiscal de ambas partes, descripción de la operación, fecha de emisión y vencimiento, impuestos aplicados e información de registro mercantil.
Como verás, hay datos adicionales que un recibo no posee y el peso de la factura radica en su aceptación fiscal en la sociedad, así como su obligación en la emisión. No obstante, es necesario recalcar, que cada entrega o paquetería, debería presentar ambas pues le da mayor solidez a la operación. Recuerda que las palabras se las lleva el viento y en estos tiempos se debe tener todo por escrito, cuanto más, mejor.
Algunas consideraciones acerca de los Albaranes
La naturaleza del comprobante al ser un documento medianamente libre y sin repercusión fiscal, no lo convierte en un papel inútil ante las leyes que puedan regir el país. La realidad es que si posee cierto peso ante la ley en caso de existir algún altercado en la operación. El hecho de llevar en media una firma, indica que el receptor da consentimiento absoluto de que el documento presentado es valedero, por tal motivo, la entrega y su mercancía. Una vez firmado el papel, la empresa se lava las manos pues queda asentado que la persona recibió el producto en perfecto estado.
Por tales razones, es necesario conservar el documento junto a su respectiva factura por algún tiempo. Muchas personas recomiendan guardar todas las facturas por al menos 5 años (pues es la fecha en que estas pierden validez fiscal), aunque sabemos que en la práctica es sumamente difícil. Así que lo mejor, es guardar solo aquellas que consideremos importantes o cuya transacción repercute en nuestro ritmo de vida, como la adquisición de un bien mayor, la prestación de un servicio que involucre un número considerable de personas, entre otros.
En conclusión, el recibo es el recibo que firmamos a la hora de recibir un paquete y que da validez acerca de la calidad con la que se recibe el mismo. No se trata de un documento obligatorio ni apegado a la ley, más sí posee peso legal a la hora de un incidente con la entrega. El recibo debe ir acompañado de la factura la cual sí es obligatoria y se debe exigir en caso de que el vendedor no la ofrezca. El recibo se diferencia de la factura pues esta última, posee datos fiscales de ambas partes y contiene en detalle todos los costos que la operación requiere. Por otro lado, este documento describe a groso modo los elementos de la operación y no tiene obligación de indicar el valor de los mismos.
