Tener el control de los impuestos en los negocios es indispensable para garantizar la solvencia en el campo empresarial. De manera que, dentro del camino del emprendimiento, el empresario debe tener claro las acciones del albarán y factura a la hora de destacar con cuál de estos documentos es posible declarar con su presentación para la deducción de tributos. En este artículo conoceremos cada uno y el uso que se le da en las empresas.
¿Qué son facturas?
Las confusiones en los términos facturas y albarán son muy comunes. Primero, es oportuno que se conozca que en el caso de la factura, este es un instrumento escrito que deriva impuestos, por lo que con su presentación fiscal se pueden justificar pagos tributarios.
Estos documentos requieren de contenidos legales establecidos como un reglamento de facturación, algunos de ellos son: datos fiscales del comprador y del vendedor, además de la información del producto que se vende o compra y no debe faltar el impuesto aplicado.
¿Cuál es la definición de albarán?
Un albarán termina siendo un soporte previo a la factura, es decir, es un documento de representación mercantil que establece la entrega de una mercancía que posteriormente es reflejada en una factura. Hay que aclarar que certifica la cesión de una mercancía o servicio ya que evidencia la transacción, pero bajo ninguna circunstancia el pago del producto o de un servicio prestado.
Es emitido por la persona que presta un servicio o envía un producto, tendrá validez una vez que el receptor firme el albarán, este paso le da la potestad al vendedor de exigir la cancelación de la factura al comprador o este último puede también hacer un reclamo por el producto o el servicio prestado ante posibles informalidades cometidas en el acuerdo.
En el caso que el vendedor deba hacer varias entregas al comprador, se hace necesario la elaboración de varios albaranes que posteriormente se puedan incluir en una misma factura, que correspondan a la entrega de la mercancía o los distintos servicios prestados en un periodo establecido entre las partes.
Datos de interés y diferencias entre albarán y factura
Aunque tienden a confundir, una de las especificaciones que aclaran cada documento es que deben llevar impreso en la parte superior el término “albarán” o “nota de entrega”, de manera que los identifique claramente.
Los albaranes contienen entre otras descripciones similares a la factura el precio de la compra, sin desglosar los impuestos. Caso contrario en la factura, al finalizar del valor total se debe desprender el monto que representa los tributos y su porcentaje.
Como hemos mencionados en ambas definiciones un albarán no es una factura, pero ciertamente tiene aspectos similares, así como, una diferencia que determina cada función. A diferencia de la factura, el albarán no cumple destinos tributarios y, por otro lado, no es forzoso en una transacción comercial.
Requisitos en el contenido de albarán y factura
Muchos de los requisitos en el albarán son similares a los de la factura. En adelante detallaremos cuáes campos no son obligatorias, pero, ante de continuar deben saber que las exigencias que deben tener estos documentos depende de las leyes del país que las emite, no obstante, de manera generalizada el contenido pueden ser datos básicos como:
- Para ambos casos, lugar y fecha de la empresa que expresa el albarán.
- Tanto el albarán y la factura, deben tener una secuencia en los códigos o números del documento del talonario.
- Debe haber el espacio para identificar tanto al comprador como al vendedor. Sin embargo, para la factura los datos del comprador y vendedor deben ser detallados y obligatorios para efectos tributarios estos son: registro de información fiscal de la empresa, domicilio y de la misma forma tiene que tener esos datos de la empresa.
En el caso del albarán, muy importante es el lugar y la fecha de entrega de los productos, mercancía o servicio prestado.
Los documentos deben tener firma y sello del receptor de la mercancía, producto o servicio.
Para los documentos albarán, aunque no es indispensable el espacio que detalle el costo del producto, ya que su objetivo no es cobranza sino entrega, es importante que refleje la cantidad y descripción de los productos.
En las facturas debe existir un espacio donde se detalla la cantidad de productos, el contenido que señale la información de la mercancía o servicio prestado, el precio del producto desglosado de los impuestos y el porcentaje del impuesto calculado.
Tipos de albarán
A modo de diferenciar las funciones del albarán y la factura se hace conveniente distinguir los tipos de albaranes existentes y los requisitos inmediatos para su aplicación en ventas:
Albarán valorado
Este tipo de albarán no necesita acompañar a la factura es emitida después de entregar el producto, en ella se especifica claramente la descripción y cantidad de productos, el importe de cada producto, los descuentos en caso de existir, el impuesto y el valor total del pedido.
Albarán sin valorar
Contrario a la anterior este documento acompaña a la factura, ya que solo expresa datos referentes a la descripción y cantidad de productos, y no refleja el precio de cada producto ni del importe total del pedido, estos datos son detallados en la factura.
Consideraciones legales
En el caso de la factura, es oportuno recordar que todo negocio debe tener un orden en las compras y ventas para los posteriores pagos o declaraciones de impuestos. Estos detalles son justificados en estos documentos mercantiles.
No debe existir confusión, cuando reiteramos que un albarán no es obligatorio, por esto no está excepto de las leyes que amparan tanto al vendedor como al comprador. Por ejemplo, cuando se firma un albarán, se está aceptando las condiciones de entrega, por eso es conveniente revisar antes de firmar, y conocer lo que reconoce el transporte y el comprador en caso de daños.
Los plazos de pago es otro aspecto legal que se debe conocer en el proceso de facturación tanto para los albaranes como para las facturas. El plazo de pago en el caso de las facturas empieza desde la fecha en que se recibió la mercancía, no desde la fecha de emisión de la factura.
