Para el correcto manejo de las actividades de una empresa la gestión de inventarios es una parte fundamental ya que ayuda a coordinar con mayor eficacia la utilización de los materiales que se requieren para las distintas actividades laborales. La gestión de inventarios es en términos generales una forma de contabilizar no solo los materiales y otros recursos que actualmente se encuentran y en las reservas, también se contabiliza cuáles son los faltantes y sus costes respectivos.
La mejor forma de crear una contabilidad y de todos los recursos con los cuales cuenta un negocio creando un registro y también presupuestando futuras compras es a través de una gestión de inventarios. Debido a que cada empresa y negocio es distinto, además de poseer sus necesidades particulares y metas para lograr y próximamente; es por ello que hay distintos tipos de inventarios. A continuación se describen los distintos tipos de gestiones de inventarios, se describen sus características y cuáles son los pasos a realizar para implementarlos.
Gestión de stocks e inventarios
Una gestión de inventarios se define como una herramienta que permite coordinar con eficacia la administración de todos los recursos materiales de los cuales depende una empresa. Ya sea para fabricar o para poder suministrar algún tipo de servicio directamente al cliente, contar con recursos que faciliten la realización de las distintas labores quieras se realizan en una empresa es fundamental y tener una contabilidad de los mismos actualizado es igualmente importante.
Para que un negocio pueda subsistir no solo debe de mantener una contabilidad relacionada a los ingresos y egresos que tiene dicho negocio en términos económicos. También hay que mantener una contabilidad de los bienes materiales con los que cuenta para poder seguir manteniendo el mismo ritmo laboral. Definir cuál es el inventario y los costes de manutención implica a analizar y también determinar cuáles son los costes en los que se incurre en dicha organización. Por ello a durante la realización de un inventario se registra de forma adecuada tanto la compra como la salida del inventario general de la empresa.
Mantener un número mínimo de stock es esencial porque es la única forma de hacer frente a eventuales aumentos ante la demanda. Además siempre es importante disponer de todo el material necesario requerido para poder dar continuidad con la producción sin que se incurra en realizar una pausa en las actividades. La realización de una gestión de inventarios es especialmente importante para aquellos negocios dedicados a la fabricación de productos, independientemente de que es lo que se esté fabricando siempre habrá que tener actualizado todos los inventarios.
Gestión de existencias e inventarios y sistemas de almacenaje
En términos generales, una adecuada administración de una empresa siempre dará como resultado que dicho negocio mantenga con éxito las ganancias y también un buen posicionamiento ante los clientes por su buen servicio. Gestionar adecuadamente la contabilidad del inventario ayudará a tener un mejor control de las existencias; tanto de los materiales de los que dependen las actividades laborales y también el stock con el que se podrá hacer frente ante posibles cambios en la demanda de los clientes.
En las organizaciones empresariales tanto pertenecientes a los sectores industriales como también a aquellos dedicados a los servicios y a la distribución, la gestión de inventarios es muy importante. Es un aspecto técnico al cual no debe de dejar se prestará atención.
Se define como existencias a todo el conjunto de materiales que una empresa mantiene depositado dentro de sus almacenes. Estos estarán siempre disponibles en caso de ser requeridos para poder continuar con el proceso de fabricación o en cambio estos permitirán suministrar los servicios a los cuales se dedica a dicho negocio. Por ello una empresa siempre requerida tener instalaciones que estarán dedicadas al almacenaje de estas existencias, Además su ubicación deberá permitir el traslado de los mismos sin que requiera mayores costos. Las existencias suelen ser por ejemplo materias primas tales como textiles.
Generalmente para referirse a los bienes que serán comercializados, es decir vendidos a los clientes, también consumidos durante el desarrollo de un trabajo se les llama Stock. Estos se diferencian de las existencias en que la acumulación de los mismos no tiene la finalidad de ser utilizados como materia prima. Dicho en otras palabras, el stock suele ser productos ya terminados los cuales ya pueden ser suministrados directamente al cliente final.
Para cada caso los sistemas de almacenaje suelen ser distintos. En el caso de las existencias los almacenes se encuentran ubicados preferiblemente cerca de las zonas donde la empresa realiza los procesos de fabricación, esto se hace con la finalidad de que el traslado se simplifique. En el caso del stock, es decir los inventarios de productos terminados, son lugares en donde se suele prestar mayor atención a tecnicismo tales como los niveles de humedad y el espacio. Cualquier acción que permita conservar en óptimas condiciones el stock será implementado.
En ambos casos igualmente se requiere tener un amplio espacio para la movilización tanto por la salida o por los nuevos ingresos de productos. Además en cada empresa se determina una cantidad determinada de artículos que siempre deberán estar en existencia de acuerdo a la frecuencia de su consumo. De esta forma se monitorea las solicitudes de compra o sustitución.
Modelos de gestión de inventarios
El primer modelo es determinista, también llamados de Aprovisionamiento no Programado. Estos se clasifican como los modelos del tipo independiente ya que estos se generan por consecuencia de decisiones ajenas de clientes o de consumidores. También son llamados modelos estáticos deterministas, se caracterizan por ajustarse a la información ya conocida de la demanda de los clientes la cual es constante por lo cual se conoce cuál es el tiempo pertinente para lanzar al mercado un producto o un servicio.
Este modelo suele aplicarse a los inventarios de ciclo. Al momento de lanzar la orden de un pedido para la fabricación de un artículo también durante ese mismo período abra el consumo de un lote anterior. También se aplica cuando existe la posibilidad de tomar de un proveedor un descuento, estas promociones suelen estar hechas en función de la cantidad de producto comprado por ello al decidir el lote de un pedido hay que tener en consideración estos descuentos.
El segundo modelo se llama no estacionario determinista, es para el aprovisionamiento programado el cual depende de la demanda generada durante la producción o las ventas. Se caracterizan por realizar revisiones periódicas de los inventarios con la finalidad de responder a tiempo al reaprovisionamiento que se muestra en el MRP. Este modelo suele aplicarse a los inventarios en tránsito.
El modelo no determinista o estocásticos, se caracteriza por tratar de cumplir con la petición de un artículo siempre y cuando se mantenga el mismo inventario. Está modelos suele ser aplicado en los inventarios de ciclo y en los stocks de seguridad. Se repite de forma indefinida ciclos con el mismo orden partiendo del pedido inicial, consumo de dicha cantidad y la renovación de una nueva orden.
Proceso de gestión de inventarios
El proceso para la gestión de inventarios puede aplicarse de distintas maneras. Cada empresa suele crear su propio sistema, aunque mantienen en común algunas características que son fundamentales. Principalmente siempre habrá que tener un registro de la localización y de la numeración o código de identificación para cada artículo. Ya sea materias primas o productos terminados, estos por igual deberán ser fáciles de acceder por medio de estos datos que puede ser complementado con una descripción de los mismos.
Otra parte fundamental del proceso de gestión de inventarios tiene por objetivo lograr anticiparse a los movimientos de la demanda. Implementar un plan de adquisiciones implica crear distintas estrategias relacionadas con futuras compras que satisfagan las necesidades de producción. Por ello encontrar el método de registro más adecuado ayudará a que sea más eficaz este proceso. La clasificación de los bienes y su rotación mejorará notablemente en la gestión de toda la organización al tener control del flujo de los suministros.
Aportar muchos beneficios ya que permite evitar el desabastecimiento de artículos así como también minimizar los costes de mantenimiento. Por ejemplo, el inventario obsoleto y los ciclos de compraventa que sean bajos pueden ocasionar retrasos y la disminución en la calidad del servicio.
Uno de los métodos implementados en los procesos de gestión de inventarios se denomina método consigna. Es quizás el más conocido sobre todo en las ventas al mayor. Se caracteriza por mantener una cantidad determinada de artículos dentro de los depósitos hasta lograr venderlos, mientras están allí no pasarán a ser propiedad de los clientes ya que son intermediarios. El Análisis ABC en cambio funciona dividiendo el stock en tres categorías distintas: productos de mayor precio en pequeñas cantidades, productos de valor medio en cantidad media y los productos que son más económicos que se encuentran en mayor cantidad. La idea es gestionar cada uno de estos grupos de forma independiente ya que es más rentable.
El método Just In Time, ese ideal solamente para aquellos modelos de negocio en los que no se requiere mantener inventarios con altas cantidades. Se caracteriza por centrarse en solamente adquirir materias primas que deberán ser utilizadas próximamente al iniciar con el proceso de producción que es inmediato. La idea es evitar tener almacenes llenos de inventarios, se trabaja con fechas de distribución y de comercialización que son más ajustados.
El modelo Bulk shipments se caracteriza por entregar los productos en pocas cantidades Lo cual ayuda a garantizar que habrá una reposición de los mismos a la brevedad. De esta forma no surgen preocupaciones por la falta de artículos, Disponibilidad de los mismos en los puntos de distribución. El modelo Dropshipping Consiste en transferir cualquier orden de compra directamente a los proveedores de la empresa, ellos serán los encargados de gestionar las unidades que deben distribuirse en cada una de las tiendas.
Políticas de gestión de inventarios
La política de gestión de inventarios se define como aquellas reglas de las cuales debe regirse cada empresa. Por ejemplo la solicitud de material es una referencia para el mantenimiento de les tocó para lo cual se debe lanzar órdenes de compra que sean inferiores y se debe establecer un período fijo de revisión. Las políticas se guían de acuerdo a cuánto y cuándo se pide.
Algunas posibles políticas son mantener cantidades de unidades dentro de un tiempo establecido, mantener unidades con tamaños iguales y realizar pedidos suficientes para abastecer la cobertura del stock. Principalmente las políticas de gestión de inventarios están centradas en los tiempos como los que se muestran a continuación:
- Sistema (s, Q): cuando un inventario alcanza el punto de pedidos y hay una orden de pedido cuyo tamaño es del lote q
- Sistema (T,S): se refiere a realizar una revisión periódica del nivel de inventario por cada artículo para lo cual se realiza un pedido del mismo tamaño con la finalidad de elevar el inventario disponible.
- Sistema ( s, S ): Es similar a sistema (s,Q). Los pedidos no tienen un tamaño determinado ya que depende del nivel de inventario disponible por cada artículo
- Sistema ( T, s, S ): Es similar a sistema (T,S ). Los pedidos solamente son efectuados en caso de que el inventario de un artículo para ese momento sea menor o igual al del pedido.
Por lo tanto las políticas de inventario en conclusión son estrategias empresariales las cuales ayudarán administrar de una forma mucho más eficiente todos los recursos con los que se cuenta para poder minimizar los costes de su mantenimiento y también se garantizará mantener la calidad. Tomando en consideración que el inventario representa ser un activo significativo para la empresa ya que ha sido una inversión, su administración y gestión a través de una política tiene efectos importantes.
