El sistema de comunicación que se emplea en las empresas es una parte elemental del adecuado desarrollo de las distintas actividades que se realizan en ella. Este complejo sistema suele ser dividido en dos partes, es decir la comunicación interna y la comunicación externa.
Ambas poseen algunas características particulares, sin embargo sino hay una conexión entre ellas es posible que la continuidad del trabajo se vea interrumpida ya que probablemente trabajadores, coordinadores, jefes de área, administradores y otros trabajadores del personal no sepan coordinar sus propias actividades al no tener información de las otras actividades de las que en muchos casos también dependen.
En el presente texto vamos hablar sobre las características de la comunicación dentro de una empresa. Vamos a definir en qué consiste esta modalidad comunicativa. Asimismo, hablaremos de las variantes de esta particular comunicación interior. Finalmente, daremos varios ejemplos al respecto. Se trata de un tema importante desde punto de vista de la gerencia empresarial. Por eso, invitamos a leer la información que presentamos a continuación.
Qué es la comunicación interna
Se define como comunicación interna a la acción de notificar o de instruir información que es importante entre empleados con sus compañeros y también respectivos jefes. Es un proceso bastante importante, ya que garantiza que se ejecuten las decisiones de manera inmediata. Sin embargo, no solo es importante la rapidez. También, que no haya malentendidos. Es decir, que sea una comunicación limpia, clara, entendible él y que además no genere fricciones entre los integrantes del grupo de trabajo.
Todos los trabajadores de una empresa deben de mantener entre sí una comunicación constante ya que es la única forma de poder proporcionar respuestas a cada una de las acciones que se están llevando a cabo durante la jornada laboral.
Al poder dar ayuda a cada una de las necesidades que pueden generarse en cada una de las etapas de la producción, es posible hacer que haya una mayor fluidez de dichas actividades. Igualmente es posible motivar y mejorar el entorno laboral. Todo esto se deriva de un correcto proceso de comunicación.
Para tener una comunicación interna que funcione adecuadamente, siempre es importante prestar atención al sistema que se está implantando. Dentro del seno de una organización, poder lograr la estabilidad del lugar de trabajo implica que la comunicación entre cada uno de los trabajadores que esclarezca cuáles son las líneas de contacto entre cada una de las áreas o departamentos. Es decir, muchas veces se añade este tipo de comunicación se realiza mediante diagramas de flujo.
La comunicación de tipo interno ´posee múltiples beneficios, como por ejemplo mantener una comunicación interna que realmente funcione adecuadamente. Entre los muchos factores en los que afecta directamente, quizá hace uno de los más importantes es lograr construir un sistema que dote motivación y también confianza entre cada uno de los empleados de una compañía. Además, se logra profundizar aún más la identidad de la empresa. Igualmente, una buena comunicación de este tipo hace que el entorno laboral tengo un ambiente mucho más agradable.
Al facilitar la comunicación entre cada uno de los departamentos que integran una empresa, los resultados positivos se verán reflejados en el trabajo de producción o incluso en los servicios que se ofrecen al cliente final. Hay que lograr que cada uno de los empleados pueda ser informado individualmente de cuáles son sus responsabilidades directas; y de cómo éstas se relacionan con las de sus compañeros. Por consecuencia no habrá interrupciones en las distintas actividades que se generen. La construcción del sistema de trabajo del simplifica.
Hay varios factores que alteran esta comunicación. En ocasiones, la tardanza en la emisión de un mensaje su recepción evitar que los tiempos de entrega de ciertas labores se cumplan. También, en ocasiones se generan comentarios o mensajes contradictorios. Igualmente, es necesario tener muy en claro el protocolo de este tipo de sistema comunicativo. Evitar los malos entendidos. Mensajes que puedan ser interpretados de manera dudosa. Igualmente, mantener el respeto de manera constante.
No obstante, antes de proseguir con este tema es necesario indicar que no hay un solo tipo de comunicación a lo interno de una empresa. En realidad, este sistema comunicativo es heterogéneo. Por ello, vamos a indicar a nuestros lectores los diversos tipos de comunicación que se presentan en estos casos.
Tipos de comunicación interna
Al clasificar los distintos tipos de comunicación interna, se toma en consideración como es la jerarquía de la organización de una empresa la que marca la pauta para hacer una clasificación.
Es decir, este tipo de comunicación depende de cada uno de los niveles en los cuales han sido posicionados cada una de las áreas o departamentos encargados de algunas actividades específicas, los cuales a su vez están encargados de otras su áreas que dependen de ellas. A continuación. se describen cuáles son los tipos de comunicación interna los cuales son:
Comunicación descendente
Este tipo de comunicación interna se caracteriza por ser parte de aquellas organizaciones en las cuales hay una franca diferencia entre los niveles más altos y los más bajos. Su principal característica es que se mantiene una comunicación unidireccional la cual se describe como aquella en la cual se notifica y se indican instrucciones que provienen desde los jefes y que son enviadas hacia los subalternos.
Por su parte, los subalternos a su vez se comunican con gerentes que mantienen comunicación con sus trabajadores que se encuentran en los niveles más bajos de la jerarquía. Es decir, hay poca comunicación horizontal entre los niveles más bajos en una empresa. Por ende, implica que hay un mayor control de todas las acciones desde los niveles más altos. Se da poca posibilidad de decisión de iniciativa en los menores escalafones de la compañía.
Comunicación horizontal
Este tipo de comunicación se caracteriza por realizarse entre dos protagonistas los cuales pueden ser dos jefes o dos colegas que pertenecen a un mismo equipo de trabajo.
Entre ellos, se coordinan y se participan las acciones que solamente serán realizadas sea previamente han sido coordinadas. También, sucede que este tipo de comunicación se da en los distintos departamentos, no necesariamente hay una relación jerárquica porque ambas partes se tratan por igual. Esto sucede sin que se considere que uno tenga más poder de decisión que otro.
Por lo tanto, en esta comunicación ocurre que todas las partes son responsables, tanto de compartir la información como también de responder a las mismas solicitudes. Esta es una diferencia importante respecto a la comunicación descendente. En la anterior, toda la responsabilidad recae en los escalones más altos.
Comunicación ascendente
Contrariamente a la comunicación descendente, la comunicación ascendente se caracteriza por darle mayor importancia a los niveles más bajos dentro de la jerarquía de una organización. No es la comunicación más tradicional. De hecho, se ha implementado sólo en época reciente. Por lo general, toda compañía tiende a dar a los niveles más altos la voz principal en el proceso comunicativo.
Por lo antes expuesto, en las compañías en donde se implementa este tipo de comunicación usualmente los subalternos son quienes inician el proceso de comunicación hacia sus jefes directos, que pueden ser gerentes o directores.
Por lo tanto, se está dando mayor importancia a las sugerencias, ideas o proposiciones que realizan los trabajadores que directamente están trabajando en la producción, bien o realización de los servicios a los que se dedica la empresa. Tomando en consideración estas ideas la organización puede tomar decisiones estratégicas, y se puede responder a las necesidades de los clientes y socios de una forma más precisa.
Esta variante comunicativa parte de una premisa: lo que están en los escalafones más bajo, son los que hacen el trabajo directamente y responsables de producir. Quienes están en los escalafones más altos, son gerentes y ven el trabajo la distancia, no lo hacen directamente. Por eso, necesitan de la información de su subalterno para tomar decisiones adecuadas.
Comunicación interna. Ejemplos
De acuerdo a las necesidades que aplican a las distintas jerarquías con las que funciona una empresa, se pueden utilizar herramientas diversas para lograr una correcta comunicación interna. Algunos ejemplos que podemos mencionar al respecto son los siguientes:
- Periódico de circulación interna: estos sensores suelen instituciones grandes, que tienen diversas sedes. Igualmente, en ciertas instituciones gubernamentales.
- Cartelera de anuncios: muy habitual en empresas de tamaño medio. No obstante, en el según información montante personal. Asimismo, no es un proceso comunicativo personal persona; sino más bien genérico.
- Talleres a puertas abiertas: muchos de estos talleres hace con una doble intención. Por un lado está la capacitación de los empleados. Por el otro, el personal de la empresa se comunique entre sí.
- Reuniones para intercambiar información: es un método muy habitual. Quizás, el que más se ha practicado desde hace mucho tiempo. Su único detalle es que en esta reunión suele marcar son muchas las diferencias entre las jerarquías de la empresa. Esto impide una comunicación más de vida.
- Envío de carta al personal: se usa cuando la comunicación debe ser privada. Muy personal, específica para un determinado integrante de la empresa. Suele usarse para cursos en verdad importante. No obstante, también es frecuente estas cartas emitan para felicitaciones por noticias de otra índole.
- Entrevistas individuales: una solución muy acertada. Permite que los gerentes y sus subordinados pueda sentarse, conversar y verse cara a cara. Es importante que la comunicación fluye. Solo de esta manera con partes obtienen datos y feedback para cumplir con sus labores.
- Cartelera o buzón con sugerencias: en ocasiones, se usan este tipo de herramientas para que los subordinados pueden emitir opiniones de manera anónima. Esto demuestra que en toda empresa siempre los niveles más bajos tienen cierto resquemor expresarse plenamente.
- Correos: gracias a la informática, tenemos la ventaja de los correos web. En dado caso, cuando se usan de esta manera es necesario que tengan una firma personal. No puede ser un corro cualquiera. También, es preferible que la empresa en un correo con su propio dominio. De esta manera los mensajes enviados bajo este formato que eran claramente identificados como algo institucional.
- Intranet: es algo así como la versión moderna del periódico interno de una empresa. En este caso, se trata de una web interna, exclusiva para los empleados de la compañía. Las personas pueden ver noticias que son propias de la institución. Es importante entender que es una red que no se divulgan en el ciberespacio. Sólo la pueden ver los computadores de equipos conectados a los servidores de la institución.
Con el paso del tiempo, seguramente aparecerán más estrategias para fomentar la comunicación al interno. No obstante, las que acabamos de mencionar son las más usuales en la época actual. Hay que sacarles el máximo provecho. Hay que tener en cuenta que las buenas empresas mantienen un excelente nivel de comunicación.
Comunicación interna en una empresa
Crear un plan específico de comunicación interna proporciona muchos beneficios que generalmente se pueden apreciar a largo plazo. Sin embargo, a corto plazo también es posible observar buenos resultados. Sólo es cuestión de usar algo de creatividad.
Un dato importante: la gente suele pensar que aumentar la comunicación equivale a mejorarla. Esto no es cierto. De hecho, muchos errores dependen por un exceso de comunicaciones de las empresas. La comunicación debe ser precisa, nunca exagerar. Si hay demasiados mensajes, estos pueden entre chocar. También, es una circunstancia que se presta a malas interpretaciones.
La comunicación es importante, pero también es un riesgo. Todo mensaje puede malinterpretar hace un generar un resultado inesperado. Por ello, la comunicación debe enfocarse únicamente los mensajes necesarios. De esa manera, se minimiza el riesgo de las malas interpretaciones o choques entre los empleados. Esto forma parte del proceso de gerencia en toda compañía.
Gestionar esta comunicación ayuda igualmente a mejorar la administración del talento del personal. Esto se logra al poder identificar el potencial de cada uno de los miembros del equipo al proporcionarles las herramientas adecuadas. Igualmente, acontece que la comunicación interna sirve para abrir el diálogo abierto y estimulando la búsqueda de perfeccionamiento o innovación en términos corporativos.
Se ha observado que la comunicación interna, que ha sido llevada de forma correcta, ayuda a que los empleados de una empresa se sientan escuchados y valorados dentro de su campo laboral aumentando su compromiso con la misma. Dicho en otras palabras, la comunicación genera participación y pertenencia. Ni un empleado que participa y siente que pertenecía a algún, tiene mayor capacidad de compromiso.
Por lo tanto, la productividad en términos generales puede aumentar considerablemente. Un clima laboral saludable atrae beneficios para todos los involucrados. ¡Este es uno de los objetivos esenciales de la llamada comunicación interna!
Plan de comunicación interna
Crear un plan de comunicación interna es, básicamente, elaborar una estrategia en la que se incorporan diferentes tipos de acciones cuyo objetivo es ayudar a mejorar el flujo de información. Insistimos en que no necesariamente se apuntan aumentar la cantidad de comunicación, si no crear calidad de la misma. Incluso, puede ser que este plan apunte hay que haya menos mensaje circulando, dejando únicamente medios de comunicación que cumplen su función.
Hay diferentes formas en las cuales se puede iniciar la creación de uno de estos planes; los cuales funcionan como una hoja de ruta en la que se aprecia cómo serán las líneas de comunicación. Estas líneas ayudarán a guiar tanto a los empleados como a los jefes. Muchas veces, se trata de protocolo. No obstante, también se indican los pasos a seguir el formato de las comunicaciones emplear.
Un plan de este tipo deberá dejar en claro cuáles son los objetivos, decisiones, acciones, aspiraciones y, en general, enfocar la meta en la que está enfocada una organización.
De esta forma cada, ocurre que cada uno de los trabajadores emplea sus esfuerzos, y tiempo, solamente en las actividades adecuadas que son más relevantes. Algo tener en cuenta es que muchas veces la comunicación se desgastó desperdicio. ¿Cómo sucede esto? Simple: se hace un esfuerzo comunicativo importante en cuestiones que no son de relevar esto es algo que se dedicar. De hecho, una correcta planificación de la comunicación es enfocarnos en cuestiones que son de importancia.
Solo de esta manera se impulsa la eficacia, y la eficiencia, de todos los procesos que se lleven a cabo al seguir este plan de comunicación interna. Es importante que el plan de comunicación interna sea respaldado por los líderes empresariales y también por parte de los socios.
En este punto, jamás hay que olvidar que una empresa debe lograr hacer encajar las decisiones y necesidades de ambas partes. Esto se hace para mejorar los procesos de producción y aprovechar las oportunidades de negocio. No cabe duda que en todo esto que acabamos de mencionar, la comunicación cuerpo un rol mucho más que medular.
Plan de comunicación interna ejemplo
La realización de un plan de comunicación interna pasa por distintas fases las cuales poseen sus características particulares. Para dejar esto en claro, queremos describir a continuación algunas características de estas fases.
- La primera de ellas se enfoca en tratar de conseguir el apoyo tanto de la cúpula directiva como de los socios, directores, gerentes y otros empleados. Es la única forma de lograr realizar importantes cambios que beneficien a la organización.
- El segundo paso está enfocado en realizar un diagnóstico general de toda la situación en la que se encuentra la comunicación actual de la empresa. Un proceso de auditoría ayudará a identificar tanto las fortalezas como las debilidades.
- El tercer paso es propiamente la auditoría, la cual detecta cuáles son los flujos de comunicación que se están empleando para identificar principalmente cuáles son los problemas y las necesidades. Al asociar estos factores con las expectativas de todas las personas implicadas y que se interesan en implementar un nuevo plan de comunicación se empieza a dar forma.
- El cuarto paso es propiamente el diseño del plan en el cual se definen cuáles son los objetivos, los medios o herramientas que serán utilizadas, se planifican todas las acciones, se establecen los periodos de tiempo, se identifica los mecanismos y los procedimientos que serán necesarios y finalmente se concreta como se empezará a implementar este plan.
Los pasos antes indicados son los correctos. Es necesario aplicarlo, aunque no son una camisa de fuerza. En realidad, solo marcan una guía sobre cómo explicar el plan de comunicaciones internas. Hay que tener en cuenta que estos pasos deben adaptarse a la realidad concreta de cada empresa.
No hay que olvidar que es importante mencionar cuál será la estrategia. Usualmente se emplean diversas técnicas, las cuales pueden ayudar a sensibilizar, o también a mentalizar, a cada una de las partes involucradas en la comunicación de la empresa. Los protagonistas de este plan usualmente son los empleados. No obstante, muchas veces incluye a los clientes y proveedores.
Cada uno de los niveles, desde los más altos a los más bajos, deberá tomar plena conciencia de la importancia de seguir cada uno de los pasos dictaminados dentro del plan. Uno de los problemas con la comunicación interna, es que a veces ciertos sectores de un grupo empresarial no acatan las normas establecidas. Esto pone un mal ejemplo y genera una buena cantidad de discordias.
Es importante realizar un seguimiento y afianzar la implementación de dicho plan. ¿Cómo se hace esto? Para ello, de forma paralela, se implementa un sistema de seguimiento y también de retroalimentación que servirá de estudio. Se puede utilizar cuestionarios o entrevistas. Vale decirse que en general cualquier medio que facilite identificar y emplear acciones para corregir posibles errores es de gran ayuda. Además, estos planes han de ser flexible. Esto quiere decir que deben ser capaces de enmendarse en caso de fallos.
Acciones de comunicación interna
Las acciones de comunicación interna son todas aquellas que están dirigidas a los colaboradores que están relacionados con la empresa. La utilidad de estas acciones es la de identificar factores importantes; como lo son las necesidades y los objetivos que quieren cumplirse en cada una de las áreas.
Es importante saber aprovechar el potencial de la comunicación interna. ¿Cómo se concreta esto? Pues, para ello se estipula en cada uno de los cargos directivos las normas y formatos de comunicación. Además, se deja en claro las necesidades, opiniones y críticas de los trabajadores que están a su cargo directamente. Un buen gerente de saber escuchar. No obstante, se requiere que los mensajes de llenado grado superior de manera adecuada. Muchas veces, de información pertinente, pero ayer en un tono y formato que genera discordia.
Hay distintos tipos de acciones que se pueden implementar para mejorar la comunicación de tipo interno. Entre ellas, está el uso de las entrevistas. Para mejorar la productividad empresarial es importante mantener un diálogo abierto con los empleados, ya que ellos están directamente relacionados con algunas de las fases de producción para mejorar el funcionamiento del mismo.
Al saber escuchar a al trabajador, y considerar cuáles son sus experiencias y opiniones en términos generales, todo el equipo de trabajo se verá beneficiado.
Herramientas de comunicación interna
Hay una amplia cantidad variada de herramientas que ayudan a mejorar la comunicación interna dentro de una organización. Estos proporcionan beneficios al poco tiempo de ser utilizados.
Las mismas han tenido una auténtica revolución con la aplicación de nuevas tecnologías y de la aparición de las redes sociales que mejoran notablemente el proceso de comunicación. Estos nuevos canales, sin embargo, también tienen algunos puntos en contra si no se saben utilizar de la forma adecuada. A continuación, se describen algunas de las herramientas más empleadas:
Herramientas de formato audiovisual
Los medios que se basan en la comunicación visual y auditiva, son las que se consideran que se conectan de una forma mucho más rápida y segura con el público.
Generalmente, se considera que son herramientas que ayudan a mantener una comunicación más objetiva, dinámica y amena. La utilización de videos es una forma herramienta muy empleada, pues su contenido puede estar en cualquier formato; ya sea como un mensaje, una presentación, un documental o una entrevista.
Los newsletter son muy útiles porque es la comunicación ideal entre imágenes y texto. El boletín informativo interno de una empresa suele hacerse de esta manera, pues ahí se recopila toda la información que es más útil tanto para los empleados como para la empresa.
Redes sociales
Recientemente, se ha observado que la utilización de una red social empresarial aumenta considerablemente la productividad.
La influencia del uso de las redes sociales va más allá de la vida personal de cada una de las personas. Su uso es tan frecuente y son tan fáciles de utilizar que la comunicación se simplifica, e incluso es más eficaz. Quizás, lo más importante es que se trata de una herramienta que motiva a comunicar.
Según se ha observado en algunos estudios, se aprecia que las redes sociales influyen positivamente en el ambiente laboral. Se considera que compartir información por este medio se hace de una forma más transparente. Además, ocurre que la comunicación es multidireccional, agilizando así el proceso en general.
Por otra parte, en estas redes se dispone de un contenido más variado y organizado, se ahorra tiempo y la dinámica de equipo y es mucho más amena. Tal vez, esta última es la mejor de todas sus ventajas.
Reuniones y talleres
Los encuentros entre los empleados y sus jefes es una forma amena de compartir experiencias y espacio. La participación de todas las partes involucradas en un proyecto de trabajo ayuda a crear una relación más sana y cómoda para todos.
Es ideal este método, sobre todo en aquellos casos en donde la comunicación interna de una empresa está teniendo problemas por la falta de interacción entre los equipos de trabajo
Carteleras informativas
Las carteleras de anuncios siguen siendo una de las herramientas más empleada desde hace muchos años.
En un principio eran utilizados solamente con la intención de informar a los directivos, quienes a su vez se comunicaban con sus subalternos.
No obstante, con el paso del tiempo comenzaron a ser comunes y se encontraban en distintas partes dentro de las oficinas y espacios de trabajo ya que facilitaban la publicación de información oficial. Es una herramienta esencial para los casos en donde la jerarquía no es ni ascendente ni descendente, por lo tanto la comunicación es del tipo horizontal.
Comunicación interna y externa de una empresa
La comunicación que hay en una empresa se realiza de distintas formas utilizando distintos medios así como distintas personas involucradas. La relación que existe tanto entre la comunicación interna como con la comunicación externa, da como resultado el adecuado desarrollo de la vida empresarial de un equipo de trabajo.
Con lo anterior queremos decir que una buena comunicación aporta beneficios tales como tomar buenas decisiones, mejorar la productividad y crear un ambiente laboral ideal para continuar con la superación. Idear un plan de comunicación que integre a todas las partes ayudará a guiar al equipo hacia el éxito y evitar el fracaso.
La comunicación externa es la que se relaciona con los agentes externos a los que está asociado un equipo de trabajo. Es decir, en el caso de una empresa la comunicación que tiene con sus proveedores, clientes e incluso competidores se considera que integran a la comunicación externa. Esta relación ayuda a crear una identidad corporativa, al mantener una buena comunicación es posible mejorar algunas acciones estratégicas como es el caso de los logotipos y publicidad por ejemplo.
Para la comunicación externa, en la actualidad es muy importante la utilización de herramientas tales como las redes sociales involucradas con el marketing que de la empresa. A su vez, se emplean otros recursos como los boletines informativos dirigidos al público, los distintos tipos de publicidad así como los correos electrónicos.
En cambio, sucede que la comunicación interna solamente se relaciona con la información que es compartida dentro de la organización de una empresa. La función de la misma es la de ayudar a dirigir, seleccionar, asesorar, a habilitar y otras acciones importantes para continuar con los distintos procesos de trabajo. La comunicación efectiva y eficiente entre los empleados con sus jefes es siempre algo que resulta primordial.
