Bajo la figura de un administrador, está el trabajador que asume responsabilidades globales en la ejecución de proyectos, a fin de que se cumplan a cabalidad en todas sus etapas, desde el inicio hasta el cierre, pasando por la planificación de lo que se quiere ejecutar, el diseño, la ejecución, la revisión y el control, de modo que todo se efectúe exitosamente.
Por consiguiente, se trata de la persona encargada de tomar todas las decisiones en la organización, sin importar la magnitud, con la capacidad necesaria para asumir riesgos y disminuir la incertidumbre en el ambiente organizacional.
Es así, como al pensar en el beneficio directo de lo proyectado, se ejercen funciones de supervisión, lo cual parte del liderazgo como de las demás habilidades de un administrador de proyectos. De tal manera que, se trata de un perfil que debe estar apto para trabajar en cualquier ámbito, haciendo uso acertado de la tecnología, manejando el talento humano, la publicidad y las estrategias de marketing, sin desestimar las nociones básicas relacionadas con la construcción.
Es común que se use un software administrador de proyectos, como por ejemplo, Microsoft Project, aunque existen otras alternativas que resultan muy atractivas para organizar cada una de las actividades vinculadas con la fuerza laboral. De tal forma, se pueden programar prácticamente las tareas para elaborar posteriormente los informes que sean necesarios y los gráficos relacionados con el proyecto que se esté ejecutando.
Ahora bien, probablemente te estés preguntando cuáles son las competencias de un administrador de proyectos. Con los conocimientos necesarios en gerencia, un profesional con este perfil debe reunir una serie de habilidades y destrezas que mencionaremos a continuación.
Liderazgo
Como en todo cargo gerencial que involucra un grado de compromiso y responsabilidad, el liderazgo juega un papel fundamental. Y es que al estar a la cabeza un equipo de trabajo, se debe tener el carisma necesario para motivar a todo el talento humano vinculado con la ejecución de un proyecto.
Preservar la armonía en el ambiente de trabajo es crucial para que todos se mantengan con buena actitud y lleven consigo el sentido de pertenencia que los impulse a cumplir con los objetivos trazados, mientras se resuelven los conflictos y se sortean los imprevistos relacionados con el entorno. La clave está en la empatía y en saber lidiar con el temperamento particular de todo el personal, acudiendo a técnicas persuasivas que lleven al bien colectivo.
Comunicación
Se trata de una habilidad a la cual se le puede sacar muchísimo provecho, bien sea de forma escrita u oral. Alguien que practique la comunicación efectiva sin duda alguna logrará todo lo que se proponga y no tendrá mayores inconvenientes para alcanzar el éxito.
Si estás a punto de asumir esta responsabilidad, debes familiarizarte con los diferentes tipos de software diseñados especialmente para hacer presentaciones. También debes adaptar tu discurso cuando te dirijas a tu equipo de trabajo, desenvolviéndote con total soltura y naturalidad, sin temores ni inseguridades.
Facultades para negociar
Si estás evaluando desempeñarte como un administrador de proyectos, deberás tener la capacidad necesaria para llegar a un acuerdo con los clientes, sobretodo en lo relacionado con el alcance del proyecto, los recursos a emplear, la mano de obra y el horario de trabajo.
De esta forma, podrás llegar eficazmente a un consenso, conduciendo a los implicados hacia el escenario más favorable para la empresa, a fin de que todas las personas involucradas se encuentren satisfechas. Apelar a técnicas de inteligencia emocional puede ser de utilidad, sobre todo para conseguir lo que deseas, protegiendo siempre los intereses de la empresa.
Organización
Una cualidad necesaria para encajar en el perfil, es ser detallista y muy cuidadoso con todos los aspectos de un proyecto. Justamente, deberán llevar consigo una agenda o cuaderno de apuntes para no olvidar ningún aspecto, por lo cual, se deben establecer prioridades, preservando el orden en todo momento. A fin de no diluirse, deberá tener la pericia necesaria para separar lo urgente de lo importante, manteniendo en perfecto equilibrio tanto su vida personal, como la vida profesional.
Resolución de conflictos
Aunque ya mencionamos este punto anteriormente, no está de más hacer énfasis en él, puesto que a menudo, te encontrarás con muchas limitantes e imprevistos que pueden poner en riesgo la ejecución de un proyecto. Ciertamente, deberás otorgarles la debida atención, previendo escenarios futuros, manejando soluciones para salir adelante, sin estancarse en los problemas. Sólo una persona proactiva y creativa sabrá salir victoriosa ante las fluctuaciones del entorno, más si es astuta y se maneja con prudencia y suspicacia.
Formación
Evidentemente, un profesional en materia de proyectos debe manejar todas las nociones relacionadas con proyectos, montos de inversión y financiamiento. Y es que entre sus funciones, está la de diseñar un presupuesto y hacerle el respectivo seguimiento al dinero disponible.
Además, viene a ser el encargado de representar a su cliente ante nuevas oportunidades de negocio. Por ello, deberá saber con exactitud qué es lo que se espera de un proyecto y cuál es el papel de la organización, a fin de que pueda responder a todas las exigencias.
Sólo con el tiempo se adquiere la experiencia necesaria para mantener siempre el dominio de la situación y por supuesto, conservar el control del proyecto en todo momento. La eficiencia y la eficacia, parten del uso de las herramientas, las técnicas y los conocimientos necesarios del proceso de gestión. Como buen administrador, se debe saber cómo distribuir las cargas de trabajo, definir directrices en situación de crisis, abordaje de puntos álgidos y finalmente, análisis de los resultados obtenidos en función del valor.
Una gestión eficaz se logra exclusivamente si alguien combina todo lo que hemos mencionado, añadiendo el conocimiento de las normas ISO y sus regulaciones (sobre calidad y gestión de calidad), el manejo de aspectos netamente gerenciales y por supuesto, saber analizar el entorno.
Finalmente, cabe resaltar que es necesario monitorear de cerca la planificación y la ejecución de lo pautado, asegurándose de que todo el equipo de trabajo también tenga conocimiento sobre sus responsabilidades y el cumplimiento de las mismas, respetando la actuación de todo el personal para enfocar los esfuerzos.
A la vez, se debe comunicar cuál es la misión, la visión y los objetivos del proyecto en el que están inmersos, gestionar todos los requerimientos, propiciar la comunicación, impulsar los planes alternos, hacer cumplir los plazos estipulados en el cronograma y administrar el capital.
Paralelamente, deben tener conciencia de que pasan a convertirse en un punto focal, en vista de que cualquier situación que se presente se le será comunicada en primera instancia antes de acudir al nivel superior. Por lo tanto, se desempeñará como un mediador ante la alta gerencia, por lo cual deberá mantener informados a sus superiores sobre todo lo que acontezca. Del mismo modo, tendrá que cerciorarse de que todo vaya por el camino correcto, evaluando el progreso y el engranaje en todo el equipo de trabajo.
