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Qué es y cómo se hace un reporte de ventas (Semanal y mensual)

reporte de ventas

Mediante el uso de reporte de ventas es más fácil estar al tanto de lo que sucede dentro de una compañía. Dado que son múltiples los factores y etapas que suceden dentro de un proceso de ventas;  aquí es donde se entiende la importancia de mantener siempre actualizado un reporte de ventas en una empresa.

Se trata más que de sumar ingresos al final de una semana o de un mes. La gerencia de ventas es un proceso en donde se entiende cuáles son los flujos o actividades que se necesitan para poder tener un buen margen de ventas.

Utilidad de realizar un reporte de ventas

Un reporte de ventas proporciona información relacionada con el proceso en el que intervienen diferentes operaciones, estrategias y un análisis completo de las ventas que se realizaron exitosamente durante un periodo determinado. La mejor manera es realizar un seguimiento de cada ingreso por venta. De esta forma, se tienen datos que ayudan a entender cuáles son los factores de éxito.

La mejor manera de medir el crecimiento una empresa es por medio de la cantidad de ventas. Esto ayuda a comprender las razones y los resultados. Es así como se podrán enfocar estrategias y esfuerzos que ayuden a impulsar decisiones más acertadas, todo en relación a la producción, inversión y precios.

Un reporte de ventas ayuda responder preguntas claves, esta manera puedes saber cuáles miembros de tu equipo están teniendo mejores prospectos para lograr cerrar tratos con los clientes. Un reporte de ventas, que incluye información de forma objetiva, ayuda a determinar si las decisiones que se han tomado hasta ahora han sido las mejores; o si es necesario realizar cambios drásticos en el proceso de ventas

El uso de informes ayuda a declarar conjeturas al dar una visión más clara en las decisiones comerciales que se habrían tomado con anterioridad. De esta forma; es posible determinar si cumplen su cometido o no. Cada informe debe abordar un período de tiempo específico con un seguimiento preciso de las ventas que se realizaron. Esto inlcuye no sólo en las que tuvieron un final positivo; sino también aquellas que no pudieron cerrarse.

Cómo hacer reportes de ventas. Ejemplos

Un informe incluye métricas que ayudan a entender las eficiencias, así como también las ineficiencias durante el proceso de venta. Son indicadores cuantificables que indican que desempeñó se ha venido logrando durante un período específico. Dependiendo del tipo de negocio, es probable que no todas las métricas sean útiles para las metas que se desean lograr.

Si bien es cierto que en la gran cantidad de información que puede ser incluida, es necesario otorgarle mayor importancia a las necesidades de crecimiento de la empresa. Algunos de los datos fundamentales que siempre deben ser tomados en cuenta son, por ejemplo, el número de tratos que se hicieron efectivos.

También es necesario saber la cantidad de ofertas que aún están en proceso de negociación. A su vez, se debe incluir una proyección que cuándo se espera cerrar tales tratos, así como la probabilidad de que el resultado sea la obtención de ingresos para el negocio. También, se debe especificar el valor de la oferta para poder hacer pronósticos de planificar estrategias de ventas.

Un reporte de ventas debe especificar al detalle la tasa de conversión de todas las ventas realizadas durante un periodo, tras haber el número de ofertas promedio, así como también saber el tiempo que han llevado los ciclos de ventas. La velocidad en la que tarda un cliente por pasar por todo el proceso de compra es un factor determinante. Por ello, es un elemente que debe ser tomado en cuenta para mejorar la forma en que ofrecemos nuestros servicios.

 como hacer un reporte de ventas de forma rápida

Cómo realizar un informe de ventas mensual

Como se dijo anteriormente; un informe de ventas debe incluir datos promedios así como los objetivos que se desean alcanzar durante el proceso de ventas. Se debe hacer un seguimiento de las actividades en el departamento de ventas y estimar el valor de las ganancias obtenidas. Hay diferentes tipos de software, donde se incluyen plantillas pre diseñadas que permitirán de una manera más eficiente elaborar los informes. Sin embargo, es muy factible realizar reportes de ventas e Excel o en Word.

De esta forma se puede rastrear y visualizar cada actividad del departamento de ventas. El objetivo es identificar oportunidades, siguiendo posibles patrones al comparar resultados y analizando el desempeño del equipo encargado de esta área.

Gracias al uso de informes se puede analizar los datos cualitativos y cuantitativos que validan un proceso de venta. Pero, es importante aclarar que las estadísticas sólo muestran consecuencias en números; mas no aclaran lo que está funcionando de forma correcta o que está causando problemas. Un informe no exime de tener que supervisar personalmente todas las actividades que suceden en el departamento de ventas.

Formatos de reportes de venta

Otro punto a aclarar en relación con los reportes de venta es que no necesariamente en todos los casos, en la misma información, será útil para resolver todos los problemas por igual. Cada informe de ventas debe ser personalizado de acuerdo a quien utilizará dicha información dentro de la empresa.

Es posible que en el departamento de marketing sólo necesiten una parte de esa información; mientras que el departamento de finanzas requiera de una información más precisa y completa. En el primer caso, para armar un buen formato se necesitarían datos relacionados a los representantes de ventas y el número de cantidad de campañas que se consideraron un éxito. En cambio, en el segundo caso, se dará mayor importancia a los datos de ventas y gastos.

No sólo se trata de incluir información acerca de ingresos y gastos, sino que también es esencial es hacer datos específicos en relación a los servicios y productos que mayor demanda tuvieron. También, se debe incluir cuáles son las previsiones al futuro para los próximos meses; siempre pensando en potenciales mejoras y la búsqueda de oportunidades de negocios.

Se debe aclarar el periodo que se cubrirá con el uso del informe, haciendo hincapié en las fechas de las ventas que mayor beneficio generaron. Dependiendo del caso, es posible que el informe de ventas esté compuesto por otros informes. En estos últimos se especifican actos diarios o semanales según sea el caso. De esta forma; se puede hacer comparaciones en cómo aumentar las ventas.  Por ello, es mejor solamente utilizar estadísticas que sean relevantes para una mejor comprensión.

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