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Conoce los principios de control de una empresa

principios de control de una empresa

Toda empresa se rige por unos principios de control, los cuales se sustentan en una serie de normativas y procedimientos destinados a facilitar las labores de supervisión y monitoreo de las actividades medulares en una organización, a fin de proteger y resguardar todos los activos.

Entre los objetivos de los principios de control, está velar por la integridad del sistema contable, cuyo funcionamiento debe ser óptimo para que cada labor se registre con suma precisión. A los fines de que el proceso de control sea efectivo, los directivos deben evaluar todos los riesgos del entorno, supervisar su implementación y hacer los cambios y modificaciones que sean pertinentes.

La idea es reducir lo más que se pueda el margen de error y prevenir posibles fraudes, garantizando la seguridad de todos los activos de la compañía. Hay diferentes tipos de control que se rigen por una serie de principios, los cuales iremos explicando detalladamente a continuación.

Premisas a implementar

El ambiente de control marca el punto de inicio para que se puedan poner en práctica las políticas, todo según el estilo gerencial que prevalezca en la empresa. Para que se puedan cumplir con las expectativas, se requiere de una supervisión, a cargo de un comité, cuya prioridad debe ser la de velar por la integridad en la administración, por los valores éticos, el funcionamiento de la estructura organizacional, la confiabilidad y el rendimiento de todo el personal, designado por supuesto responsabilidades e incluso, la autoridad.

Adicionalmente, las actividades de control tienen que ver con todos los procedimientos de una empresa y las políticas implementadas por la alta gerencia para el cumplimiento de las metas y de los objetivos en la empresa. Esto, incluye la asignación de tareas, abarcando la emisión de autorizaciones, el resguardo y el mantenimiento de los registros. Acá, hay que involucrar a varias personas, de modo que haya un balance en las funciones del sistema de control.

Los principios de control de una empresa, contemplan, además, la aprobación de las actividades y de las transacciones, debido a que así se garantiza el cumplimiento de todas las políticas y directrices establecidas. La aprobación directa de determinadas transacciones por parte de los gerentes, incrementa el nivel de compromiso, pues así se tiene el soporte de que todo fue previamente analizado y revisado por la autoridad competente.

Cuáles son los principales principios de control

La estandarización de la información también es clave, ya que resulta muy útil unificar los criterios de presentación de los documentos, incluyendo las facturas, las planillas y los informes de gestión. Sin duda alguna, esto hace que la revisión de los registros antiguos sea mucho más práctica, al momento de detectar inconsistencias en el sistema.

Por otra parte, los controles físicos y los que se ejercen sobre el acceso a los activos y a los registros, son necesarios. Esto incluye el uso de los carnets de identificación, las cajas registradoras, las cámaras de video, los privilegios de acceso a los recursos informáticos, entre otros.

La única manera de proteger un sistema contable, es implementando el uso de contraseñas y registros de acceso para resguardar la información de las amenazas externas y de personas no autorizadas que pudieran poner en riesgo la integridad de la organización.

principios de control de una empresa

Seguidamente, las revisiones autónomas son oportunas en todo sistema de control. Lo más recomendable es hacer una revisión periódica y dejarla a cargo de alguien que no se haya involucrado con el trabajo interno. De hecho, es la vía expedita para velar por la confiabilidad de todos los datos, la eficiencia y la efectividad en cada una de las actividades operacionales.

A los fines de optimizar la implementación del sistema de control, es necesario asignar responsabilidades. Especificando los roles a seguir, cada trabajador debe comprender a cabalidad cuáles son sus funciones y cumplir obligatoriamente con las tareas encomendadas.

Cada una de estas premisas está inmersa en el proceso de control. Al poner en marcha la organización, ya no es necesario que los directivos y los gerentes se dediquen a supervisar el trabajo del personal, pues basta con verificar los controles para cerciorarse de que todo está funcionando de la mejor manera. Así, podrán dedicarse a resolver otros asuntos relacionados con su gestión.

La separación de tareas hace que cada persona se dedique exclusivamente a una función, esto con el fin de evitar acciones indebidas, más aún cuando se trata del efectivo de una empresa. Ningún procedimiento debe saltarse la aprobación correspondiente, ya que cuando se manejan pagos, es mejor tomar medidas de precaución para evitar los fraudes que se derivan de la manipulación de los fondos.

En muchas compañías se estila aplicar la rotación de personal, como estrategia para impedir las transacciones fraudulentas, ya que es mucho más fácil incurrir en ello cuando se ejecutan las tareas de una manera consistente. También se estila enviar al personal de vacaciones, en función de rotar los puestos de trabajo.

Paralelamente, mediante las auditorías se monitorea todo lo referente en cuanto al flujo de efectivo, además de los activos registrados en el sistema contable y por supuesto, los inventarios. Es importante, además, hacer las conciliaciones contables, con el propósito de verificar que los saldos en el sistema coincidan con el saldo de la empresa que manejan las entidades bancarias, los proveedores y los clientes. Si se encuentran discrepancias, lo mejor es corregirlas a tiempo.

Por último, el control automatizado permite incrementar los niveles de eficiencia en la empresa, debido a que protegen al máximo el uso de los recursos. Es una modalidad muy común. Ejemplo de ello, es el seguimiento que se les hace a los trabajadores en sus horas de llegada y de salida.

Al implementar los sistemas de control se pueden detectar fallas internas, lo cual permite la adopción de medidas pertinentes destinadas a aplicar correctivos, prevenir las desviaciones y fijar claramente los objetivos y las metas de la organización.

Los métodos de control en administración permiten verificar que se están alcanzando los resultados deseados y trazados en la etapa de planificación, partiendo del hecho de que en el ámbito gerencial, todo debe ser perfectamente medible y cuantificable, siguiendo de cerca la ejecución de todos los procesos.

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