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Ventajas del presupuesto maestro. Qué es y para qué sirve

presupuesto maestro

importancia del presupuesto maestro. Usualmente, es un formato que se utiliza para llevar un registro detallado sobre las inversiones que se harán en la organización y el manejo del flujo de efectivo, por lo cual incluye todos los presupuestos de menor nivel que se van trazando en departamentos vitales de la empresa, responsables de garantizar la continuidad de las operaciones.

De tal manera que, este documento se ajusta al periodo fiscal de tu negocio y puede efectuarse en detalle mensual o trimestral. Como toda estrategia empresarial, es prudente proyectar el volumen estimado de las ventas, al igual que el nivel de la producción, el índice que corresponde a las compras, los gastos por realizar, la inversión de capital, las gestiones para adquirir préstamos y sus respectivos reembolsos.

Obviamente, al hablar de presupuesto maestro, se abordan todos los estados financieros que hayan sido calculados, al tiempo que se incluye el flujo de caja y el modelo de financiamiento. Por lo tanto, se dice que incluye el resto de presupuestos financieros que se hayan elaborado en la organización.

Es costumbre que cada año, se actualice este registro, de modo que se pueda llevar al día la planificación. Por tal motivo, se le añade la categoría de presupuesto continuo, dejando un mes al final para evaluar y analizar alternativas vinculadas con el entorno.

Cómo elaborar un presupuesto maestro

Desarrollar el presupuesto de una empresa parte de la elección de un comité, donde se asignan responsabilidades anuales. El líder del equipo hará la función de contralor, una vez que se haya elaborado el plan estratégico de la organización con sus objetivos proyectados para un lapso promedio de cinco años. Esto, sin duda será el punto de partida para los otros presupuestos que se efectúen.

Es costumbre que al finalizar esta etapa, los encargados de la contabilidad ingresen la información al software oficial de la empresa, con la finalidad de consignar los informes que permitan comparar los resultados reales con lo establecido en la planificación.

Es así, como en muchos lugares se estila vaciar la información presupuestaria en Excel, organizando los datos en hojas de cálculo con su respectivo detalle. Lo importante acá es verificar que todas las fórmulas estén correctas, libres de error para que el balance sea certero.

ejemplo de presupuesto maestro en word

Particularidades de la planeación financiera

Visualizando siempre escenarios futuros, planificar las operaciones financieras de tu empresa puede ser de gran utilidad, tras cotejar la información relacionada con la fuerza de ventas, las compras, el volumen de los ingresos y los costos de producción.

Así, con una nota aclaratoria se puede explicar hacia dónde apuntan los esfuerzos de la organización que por supuesto, están sujetos a la dirección estratégica, asegurando que se pueda dar fiel cumplimiento a los objetivos específicos y a todo el procedimiento gerencial necesario para apegarse al presupuesto diseñado.

No debe sorprenderte si en el curso de las operaciones, debes hacer como gerente o directivo, cambios en la estructura de personal, pues forma parte de las acciones a seguir para lograr lo estipulado en materia de planificación. Y es que cada departamento de tu empresa genera un impacto directo sobre el presupuesto, ya que al final, el resultado es la suma de cada uno de ellos.

Es lógico que internamente, cada uno maneje su monto de inversión para su funcionamiento y el cumplimiento de las actividades asociadas con el logro de las metas. Al mismo tiempo, debes tener en cuenta lo proyectado en lo concerniente al flujo de efectivo, el estado de ganancias y pérdidas y por último, el balance general de la empresa.

Limitantes presupuestarias

Es normal que los directivos de las empresas obliguen a sus empleados a apegarse al presupuesto, a fin de seguir los objetivos a cabalidad, pero tomando en cuenta planes compensatorios del personal. Esto, hace que los ingresos sean bajos y que se disparen los gastos.

Aunado a ello, se hace imprescindible que la organización cuente con un equipo de asesores que oriente a sus directivos sobre las fluctuaciones presupuestarias, en aras de comprender y digerir fácilmente la información financiera tras escuchar los análisis de especialistas. Por supuesto que se incurrirá en más gastos.

También pasa que al resistirse al cambio, los empresarios dejan pasar oportunidades valiosas de negocios que les permitiría lograr una mayor apertura en el mercado que sin duda, influye en el posicionamiento y en la fuerza de ventas. Al encerrarse en la visión de que los recursos asignados ya están justificados en el presupuesto, se genera cierta rigidez en la toma de decisiones.

Una vez que ya tengas elaborado el presupuesto de tu empresa, no podrás modificarlo fácilmente, puesto que un ligero cambio puede afectar todo el balance que hayas trazado. Por tal motivo, se requiere de cierta pericia para ser un presupuesto flexible sin afectar el rendimiento de las operaciones, considerando este documento como una guía ante las expectativas del mercado.

como elaborar un presupuesto maestro

Ventajas del presupuesto maestro

Si ya te estás preguntando en qué puede servirte este registro, pues permítenos explicarte que te permitirá afrontar futuros escenarios, siempre sustentado en un plan estratégico. Recuerda que, salvo algunas excepciones, en materia de negocios no se puede improvisar, pues debes tener bien asegurado tanto el capital como tus ingresos.

Cada una de las operaciones debe estar perfectamente reflejada, ya que de ello dependerá la toma de decisiones gerenciales a corto, mediano o largo plazo. Adicionalmente, podrás hacer un análisis del desempeño de tu negocio y corregir fallas que pudieran estar afectando la productividad.

Ciertamente, al ser una herramienta de control, este documento hará que la gestión de tu empresa se maneje sobre escenarios seguros, puesto que podrás monitorear todas las actividades que se desarrollan, asumiendo y delegando responsabilidades para alcanzar el éxito empresarial.

Por otro lado, al poder planificar cada paso a seguir, puedes manejarte en el mercado a tu conveniencia, estableciendo plazos específicos para el cumplimiento de las metas de la organización. Una vez que finalice el periodo, puedes comparar lo real con las proyecciones esperadas, a fin de tomar los correctivos necesarios.

En función de alcanzar los resultados que se desean, es válido que se realicen algunas modificaciones, pero siempre teniendo en cuenta los indicadores de gestión. Y es que hay una serie de factores claves a considerar, tales como las cuentas por cobrar, las rotaciones del inventario y el porcentaje de las ganancias.

Finalmente, cabe resaltar que bajo la categoría de maestro, la información presupuestaria se divide en operativa y financiera. Del primero, depende el segundo y contempla en detalle cada uno de los procesos medulares de la empresa, tomando en cuenta los gastos y los ingresos.

A nivel operativo, todo informe empresarial incluye otros presupuestos, entre los cuales podemos mencionar: el de ventas, el de producción, el de mano de obra y compra de materiales, el que corresponde a gastos generales de fabricación, el inventario de productos terminados y por último, el presupuesto de gastos administrativos y de ventas.

Con relación al financiero, se toma en cuenta el presupuesto de efectivo, el que abarca los gastos de capital y el balance general. Al evaluar todos estos aspectos, podrás mantener el control de tu empresa, administrar tus gastos y analizar nuevas posibilidades de expansión.

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