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Qué es un presupuesto flexible. Características, ventajas y desventajas

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Cuando se utiliza el término de presupuesto flexible se hace referencia al que el presupuesto que se puede ajustar a todos los cambios que puedan ocurrir. Es más útil que mantener un presupuesto estático que se mantiene con una misma cantidad, independientemente del volumen de trabajo que se tenga en una empresa.

Si una empresa estima que sus costes en suministros y en electricidad tienen un precio estándar de 10x por hora, entonces deberá tener en cuenta que el equipo de producción estará utilizando estos elementos por alrededor de 7000 horas continuas por cada mes. Es así como el presupuesto flexible en este caso debe ser mayor a los 70000. Esto sirve para prevenir cualquier cambio ya que en el mundo de los negocios todo lo que se le relacione es fluctuante.

El presupuesto flexible da una mejor oportunidad para planificar y controlar que un presupuesto estático. Se utiliza el mismo ejemplo anterior, pero añadiendo que se aumentarán el número de horas. Entonces, será lógico pensar en aumentar el presupuesto; ya que el costo en suministro sin electricidad será mayor. Cuando hay un presupuesto estático se recurre a disminuir el presupuesto destinado al gerente que operará los equipos lo cual no es recomendable.

Para que un presupuesto flexible pueda funcionar, los datos relacionados a los gastos e ingresos se deben de ajustar cada cierto tiempo; actualizándose a las condiciones operativas.

El mercado mundial de la fabricación de productos y de otros servicios está en constante movimiento; y es por ello que los costes de envíos así como la compra de maquinaria especializada nunca se pueden considerar como algo que esté fijo. Lo normal es que la oferta y demanda hace que eventualmente ocurran cambios comerciales a los cuales hay que buscar adaptarse.

¿Cuáles son las características de los presupuestos?

Los presupuestos sirven para saber qué cantidad de capital tendrá que ser utilizado en un período de tiempo determinado. En el caso de las empresas, los presupuestos se preparan a principios de cada año y de esta forma se puede saber los gastos en los que se incurrirá anualmente.

Cuando se prepara un presupuesto estático este no sufrirá ninguna modificación hasta que llegue el momento de hacer uno nuevo en el siguiente año. Los números no cambian independientemente de lo que ocurra dentro de la empresa o fuera de ella. Es casi como estos presupuestos tienen un margen muy ajustado que para muchos dueños de empresas no es lo más cómodo.

Cuando una empresa se maneja con el uso de presupuestos flexibles, es una mejor manera estar preparados ante diferentes niveles de gastos; pero también de actividades extras e ingresos. Estos presupuestos pueden estar sujetos a cambios que se ajustarán a eventos reales, los cuales deben de ser enfrentados. Esto implica posiblres aumentos en los costos de producción o en las condiciones operativas en general. Todo negocio sobrevive de mejor manera cuando tiene la capacidad de adaptarse a cualquier cambio, tanto para los propietarios como para los empleados.

Cuando una empresa se rige bajo un presupuesto flexible, puede aprovechar cualquier oportunidad que se le presente como una inversión. Los gastos variables son los porcentajes por ventas dentro de un presupuesto flexible. Se pueden ajustar con el fin de poder aumentar los gastos en publicidad y marketing.

También. se considera como oportunidades beneficiosas para una empresa la contratación de empleados capacitados. Cuando un presupuesto está más ajustado, se limitaría la contratación de mano de obra requerida. En cambio, un presupuesto flexible siempre debe de incluir un margen que permita el aumento de los gastos de nómina en caso de ser necesario.

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¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un presupuesto flexible?

Usualmente las personas que están a cargo de un negocio planifican un presupuesto estático, el cual calculan para un período en promedio de un año. Puede que no se den cuenta de que necesitan dejar un margen de flexibilidad hasta que es el momento de preparar uno nuevo presupuesto, debido a que deben de enfrentar una situación inesperada y que deben de solucionar prontamente. Por eso, la mejor herramienta de administración es preparar presupuestos flexibles

Ante cualquier imprevisto, sea que aumentan excesivamente la materia prima con la cual la empresa realiza todos sus productos, o simplemente el lugar en donde se encuentran el servicio de electricidad aumentó tres veces más que su precio inicial. Realmente hay muchas cosas que pueden suceder sin que puedan ser previstas. Es por ello que es necesario contar con un capital que ayude a cubrir los gastos extra.

Otra ventaja que poseen estos presupuestos; es que se ajustan de mejor forma a cualquier margen de ganancia. Usualmente, los presupuestos se calculan en base a los márgenes de utilidad y los costos de operación, siempre a principios de cada año. No obstante, si la materia prima aumenta su precio, entonces esto puede hacer que la fabricación de un producto deje de ser rentable. Es por ello que la administración puede tomar medidas a tiempo, de manera que se hagan ahorros en otros costes de producción.

Es más que claro que las ventajas que poseen estos presupuestos son muchas, ya que reaccionan de mejor forma ante situaciones adversas. Si una empresa ocurre que las ventas disminuyen el presupuesto flexible permitiría mantener los costos de producción sin ningún cambio drástico y pagos de nómina no serían afectados.

Es necesario siempre mantener actualizadas las proyecciones y controles de costos. La administración de una empresa es la que tiene la responsabilidad de manejar estos presupuestos, respondiendo ante cualquier situación y aprovechando cualquier oportunidad. Los informes que contienen los presupuestos deben manejar y comparar resultados reales. Usualmente, los presupuestos flexibles se componen de columnas en donde se muestran montos reales, variaciones, experiencias y los costes presupuestados.

De esta forma, se puede identificar cuáles son los montos que generaron las ventas y los gastos, para saber  si estos son los que se esperan. Puede que se muestren algunas variaciones sin explicación, estás pueden ser favorables o desfavorables. Mediante un análisis exhaustivo; la administración puede decidir si se necesita tomar alguna acción para corregir.

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