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¿Cómo hacer un presupuesto de compras? Explicación y ejemplos

presupuesto de compras

Realizar el presupuesto de compras para una empresa puede ser fácil de estimar. Los ajustes que hay que realizar según los gastos relacionados y teniendo en cuenta los ingresos, tanto reales como anticipados. Este presupuesto es importante, ya que permite determinar si se tiene suficiente dinero para financiar todas las operaciones que llevará a cabo la empresa. De igual forma, es una excelente manera de financiar la expansión del negocio, así como también generar nuevos ingresos.

La importancia que tiene la elaboración de un presupuesto para una empresa es evitar correr riesgos al gastar más dinero de lo necesario, o del que se recibe. A continuación, veremos algunos puntos que son necesarios a tener en cuenta al momento de realizar el presupuesto para las compras.

Primeros pasos para la realización de un presupuesto

Hay una serie de parámetros que son comunes en casi todos los presupuestos que se pueden emplear. Usualmente, los propietarios de los negocios deben de realizar pagos como hipotecas o alquileres, inclusive las facturas por servicios públicos y los gastos de nómina, así como de ventas de bienes. A esto se suman los intereses y pagos de los impuestos. Mensualmente, son muchos los gastos que hay que tener en cuenta y es por ello que la planificación de un presupuesto ayuda a mantener todo en orden.

La primera herramienta útil al momento de analizar futuros ingresos es por medio de estos análisis de presupuestos, ya que dan datos en función de las tendencias recientes que el negocio ha generado. Cuando un negocio apenas acaba de empezar, se utilizan datos como las horas laborales, la ubicación de los clientes, e inclusive comparaciones con otros negocios similares.

Un presupuesto debe hacer coincidir ingresos y gastos, solo de esta forma se puede averiguar qué tanto se necesita semanal o mensualmente, según sea el caso. Se debe de cubrir gastos generales, materias primas, servicios públicos y mano de obra principalmente. Teniendo en cuenta estos factores; se puede pronosticar si será posible ahorrar el suficiente dinero para expandir el negocio, o mejorar las labores operacionales.

Es cierto que cada empresa posee sus propias características; pero en común comparten similitudes que se pueden usar a favor. Haciendo una investigación bien elaborada, se puede obtener información relacionada con el porcentaje de ingresos que se generan si se toman acciones en específico. Cuando un negocio acaba de empezar, si no tiene las bases necesarias puede sucumbir ante sus competidores dentro de la misma industria. Es necesario ser precavido y contar con herramientas como el presupuesto destinado a las compras. 

cual es el presupuesto de compras en las empresas

Recopilar datos y realizar cálculos

Como ya es bien sabido, antes de iniciarse en un negocio o comprar uno es necesario hacer una estimación del monto total que se posee para poder financiarlo. Un análisis exhaustivo permite entender los porcentajes necesarios resaltantes de los ingresos, para que se tenga más claro cuánto se necesita en materias primas y en otros gastos.

No solo es necesario estimar la cantidad de dinero, sino también permitir un margen de holgura dentro del presupuesto. Se puede estimar la tasa de crecimiento que generan los ingresos al futuro; así como también se puede determinar cuáles son los gastos fijos que pueden ser controlados.

Sin embargo, en el mundo de los negocios no todo permanece sin cambiar por mucho tiempo. Es por ello que se necesita siempre dejar un margen extra que asegure tener el suficiente dinero para cubrir cualquier imprevisto. También, de esta forma se puede tener el suficiente dinero para aprovechar alguna oportunidad de expandir el negocio, bien sea realizando inversiones o contratando a nuevos empleados.

El presupuesto de compras ayuda a reducir los costos, ya que permite entender de mejor forma que tiene mayor preferencia dentro de la empresa. Hay muchos gastos que se pueden controlar de mejor forma. Usualmente, los presupuestos de compra indican que cualquier proceso de compra solo debe realizarse hasta el inicio de un nuevo ciclo de facturación. También, se puede aprovechar algunas oportunidades de pago que ofrecen proveedores y acreedores.

En la mayoría de las empresas, se suele realizar desde el departamento de compras los presupuestos anuales; pero lo más recomendable es realizarlas con mayor frecuencia, preferiblemente cada seis meses. El mundo de los negocios es algo muy cambiante. Nunca hay que dar por sentado cualquier que un plan que se haya hecho con anticipación es inmutable. Lo mejor es prevenir, y para ello se puede usar a favor un presupuesto destinado a compras que tome en cuenta estos factores.

Dividir el presupuesto entre servicios y proveedores

Para tener el presupuesto de compras más ordenado, lo mejor es tener los datos relacionados con los pagos de servicios y los proveedores estimados en cuentas apartes. Así, sucederás que ahorrar dinero para cada uso sea más fácil. Inclusive, se puede perder el miedo de realizar nuevas búsquedas para buscar proveedores y socios. De esta forma; es más fácil comparar los ingresos actuales con los gastos futuros, asegurando que haya el dinero necesario para poder mantener el negocio a flote

Los presupuestos de compras garantizan un fondo de emergencia sólido. Un presupuesto de este tipo forma parte de uno más grande y generalizado. Cuando una empresa está realizando su presupuesto total, no solo tiene en cuenta las compras sino también las ventas, la producción, y finalmente el inventario de los productos que están listos para ser vendidos.

Es así como, en números, los resultados de estos procesos se generaron y entienden dentro de un margen de beneficio. Antes de realizar un presupuesto para las compras, es necesario realizar un presupuesto financiero operativo y total;  ya que solo así es posible saber cuáles son los gastos de las partidas de compras.

Primero, se trabaja con las cifras de las ventas que ayudarán a comprender mejor cuáles serán las ganancias en períodos futuros. A estos datos, se suman también el estado de la economía actual, los posibles ingresos de las competencias más directas. Todo esto se hace considerando los cambios en las políticas de precios y si hay suficiente presencia en el mercado.

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