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¿Qué es un organigrama? Utilidad y cómo se elabora

organigrama

Cuando se habla de un organigrama, por lo general se hace referencia a un tipo de gráfico cuya función es la de mostrar de manera ordenada cuales son las jerarquías de los puestos que se ejercen dentro de una empresa. Aquí se describen en orden quienes poseen mayor responsabilidad y poder. Cada miembro de esta manera entiende cuál es su función según su cargo.

Es necesaria la creación de este tipo de gráficos dentro de una empresa o grupo de trabajo para poder mantener un orden establecido que impida el desorden. Por ello en este artículo se realizará una descripción de cuáles son las características de los organigramas, como se plantean, que deben de incluir o describir así como también algunos consejos para realizarlos correctamente.

¿Cuál es la utilidad de un organigrama?

La función que cumple esta herramienta gráfica es la de mostrar un listado con los cargos y sus distintas labores y responsabilidades. Se puede incluir un listado con todas las funciones inherentes a cada cargo si así se requiere.

Se empezó a utilizar organigramas de acuerdo a la necesidad de poder delimitar tanto las responsabilidades, como las jerarquías de quienes trabajan en un negocio grande, como en cualquier tipo de empresa. A medida que aumenta la cantidad de trabajadores, o miembros de un grupo laboral, se hace necesario marcar pauta y mantener un orden. Por ello, este  ayuda a que cada empleado entienda de mejor forma cuáles son sus funciones específicas así como también cuales son las relaciones entre los cargos más altos y los más bajos.

Cada puesto debe definirse para poder realizar una estructura que muestre a todos. También, se hace necesario estipular cuáles son los cargos que poseen mayor responsabilidades de manera que estos se coordinen para organizar mejor a quienes quedan a su cargo. Es necesario tener un organigrama confirmado para poder realizar un manual de procedimientos donde se explica más detalladamente

Para que un organigrama esté bien elaborado, y que describa cómo es realmente la empresa a la que se refiere para ello, es necesario analizar y tener toda la información requerida actualizada. Entre los datos que se necesitan es la cantidad de empleados, las funciones que cumple cada uno de ellos de acuerdo al puesto que ocupan, y también cuales son los departamentos o grupos de empleados que trabajan en conjunto.

Si en caso de que estemos por empezar o crear un nuevo negocio también es posible diseñar un organigrama que explique lo que esperamos poder lograr como futura estructura ideal de la empresa. Es aquí donde se define un modelo vertical u horizontal, se piensa que el primero brinda mayor responsabilidades a los cargos más altos; mientras que el segundo mantiene un equilibrio un poco más equitativo entre todos los integrantes.

Los más comunes son los que se organizan de manera vertical, ya que se suele establecer que un subordinado sea dirigido por un superior inmediato, este a su vez también es supervisado por otro. Además, este tipo de esquemas ayudan a implementar una relación menos conflictiva dado a que se utilizan de manera más eficiente diversos factores como los recursos económicos así como el tiempo.

En cambio los que son horizontales tienen mejor aplicación en aquellas empresas de mayor cantidad de empleados dado a que estas organizaciones son más extensas. Se requiere más precisión así como más explicación de los muchos cargos que están laborando y que intervienen entre sí.

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¿Cuántos tipos de organigramas existen y cómo son?

Es un esquema que organiza de forma eficiente al grupo de trabajo al que representa, así es como se puede entender de forma más clara el modelo organizacional con el que se está trabajando sin que se solapen funciones y cada empleado o persona a cargo sabe lo que tiene que hacer así como sabe cuáles son sus límites

Se debe poder apreciar cómo es que articulan las unidades de trabajo, ya que así se posible no confundir cuales son las acciones que se deben hacer para el cumplimiento de las funciones. Cada cargo estará de acuerdo en cómo y a quién debe reportar el avance de su trabajo. Los siguientes son los factores que debe ayudar a organizar un organigrama:

  • Deberes
  • Objetivos
  • Autoridad
  • Requisitos
  • Responsabilidades
  • Relaciones
  • Procedimientos
  • Jerarquía
  • Límites

Según para lo que se requieran, hay diferentes tipos de organigramas, sin bien por igual poseen la misma función la cual es estructurar los cargos dentro de un grupo de trabajo. Pero hay que recordar que cada caso es diferente, no todas las empresas de cada distinto sector son iguales dado a que en cada uno hay una distribución de su organización en particular. La estructura de un organigrama depende de la actividad que se realiza en cada empresa, por ello hay distintos tipos.

Organigrama funcional (Estructura)

Estos reflejan un orden establecido basándose en departamentos que componen una empresa. De esta manera a cada uno de ellos se les asigna una tarea específica o especialidad a la que se dedican de forma exclusiva. Es muy común encontrarlos en diferentes tipos de empresas y suele hablarse de los siguientes tipos de departamentos como: recursos humanos, contabilidad, marketing y publicidad, ventas, producción y muchos otros más dependiendo del tipo de negocio.

Organigrama de estructura por producto

Este tipo  refleja que posee mayor relevancia los diversos productos que produce. De esta manera se establece cuáles de ellos poseen prioridad y por lo tanto ocupan una mayor cantidad de empleados y responsables a cargo de su producción. En este tipo se suele ubicar a ejecutivos como jefes de cada área, quienes quedan a cargo de la supervisión de cada proceso relacionado a un producto en específico.

Organigrama de estructura por tipo de cliente

En este tipo se puede observar claramente que los clientes, son los que establecen cómo la empresa y su grupo de empleados se adaptan a las necesidades de ellos. Es así como dependiendo del flujo de pedidos y de requerimientos exigidos por los clientes, la estructura de la empresa se basa en jerarquías más altas que cumplen las expectativas de ciertos clientes. Se establece que un grupo de empleados debe enfocarse en trabajar para tratar con cada cliente, en función a sus necesidades así como posibles problemas particulares.

Organigrama de estructura geográfica

Está organizado de manera que la máxima prioridad, la tiene algunos territorios seleccionados como de mayor relevancia, dado a que brindan mayores ganancias a la empresa. Este tipo de estructuras se suelen implementar en las empresas del sector de las ventas, ya que estas deben organizarse por sectores geográficos para poder lograr aumentar sus ventas. Se discute la posibilidad de tener a un grupo de empleados para trabajar en un área territorial en específica.

Para lograr mayor eficiencia en el modelo de organigrama elegido, se hace necesario dejar en claro que tanto poder de decisión posee cada cargo. De esta manera se puede lograr una mayor eficiencia así como también mayor flexibilidad en la organización del trabajo en general.

Es importante no olvidar aclarar dentro de la estructura del organigrama cuales son las relaciones de comunicación en casos de emergencia. Por ejemplo, cuáles cargos pueden suplir a otros así como también cuales son las relaciones consultivas y auxiliares. Las líneas de comunicación entre unos y otros deben ser flexibles y estar establecidas bajo ciertas normas para mantener un orden.

Posiblemente, al iniciar una empresa se empiece a utilizar un organigrama básico; pero con el pasar del tiempo y al expandirse el negocio se puede necesitar realizar cambios al mismo organigrama con el fin de agrandarlo.

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¿Cómo se elabora un organigrama?

Antes de elaborar uno, se recomienda realizar un análisis de la empresa y de sus miembros para tener en claro como es el orden, y la forma, en la cual se está trabajando o se espera que se haga. Tener a mano un listado que incluya cuales son las tareas y las funciones de cada cargo. De esta manera es más rápido y preciso establecer cuáles son las jerarquías y las responsabilidades inherentes a cada puesto.

Pueden ser elaborados en distintos tipos de programas procesadores de textos en los cuales se suele incluir plantillas que ya tienen el formato ideal para realizar este tipo de gráficas. El más común de estos es Microsoft Word para Windows aunque se recomienda el uso de Orgplus que específicamente ha sido desarrollado con este fin.

En algunos casos, puede que resulte un poco más complejo reflejar en un organigrama la realidad estructural de una empresa, por ello es posible que encontremos que algunos diseños pre elaborados no se adapten a lo que estamos buscando. Se puede empezar a diseñar uno a partir de cero con la ayuda de las herramientas que tienen instaladas estos programas previamente mencionados. Contienen instrucciones fáciles de entender y que realmente no presentan más de unos cuantos minutos de aprendizaje antes de poder empezar a diseñar.

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