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Manual de procedimientos de una empresa ¿Cómo se elabora?

manual de procedimientos de una empresa

En aras de especificar cada una de las labores que se efectúan en una organización, se realizan los manuales de procedimientos. Básicamente es un documento que contiene detalladamente los pasos a seguir para desempeñar una función, al igual que las instrucciones y la manera de optimizar la praxis, describiendo los procesos medulares.

De esta forma, quien vaya a trabajar en una empresa, sabrá cuál es la metodología a seguir y lo que esperan sus directivos al finalizar cada actividad. Justamente, con esta formal estrategia, las compañías se enfocan en el desarrollo y en el crecimiento continuo, facilitando la capacitación de su personal.

La presentación puede hacerse de muchas maneras, hay quienes organizan la información en una carpeta blanca con anillos, otros hacen diseños digitales muy atractivos y los almacenan en la red, mientras que algunos utilizan software especializados para administrar cada procedimiento. Es importante que todos los integrantes de la empresa tengan acceso a este archivo, una charla de inducción sería oportuna para aclarar las posibles dudas que pudieran tener en el desempeño de sus funciones.

Quien vaya a elaborar un manual de procedimientos, debe conocer con exactitud los pasos a seguir ante cualquier proceso de la organización. Cuando se vaya a ampliar el alcance de la misma y la cadena de negocios, se van sumando los nuevos procedimientos.  

Para facilitar la comprensión, hay ejemplos que se pueden tomar en cuenta y muchos de ellos son útiles al momento de explicar los nuevos procesos operacionales de la empresa. A los fines de reforzar la identidad corporativa, todos los trabajadores deben estar familiarizados con las políticas de la compañía.

El objetivo de un manual de procedimientos es facilitar la inducción de los nuevos trabajadores que ingresan a la organización, de modo que cuenten con un soporte inmediato para entender cómo desempeñar sus funciones inherentes al cargo.

Como complemento del entrenamiento, constituye un recurso de consulta formal que impulsa el control de la calidad en cada una de las actividades que se emprendan. De tal manera que, el personal debe saber con exactitud qué es lo que su patrono espera de ellos, mientras que los supervisores deben contar con su manual al momento de gerenciar.

Al tener un soporte de cada estándar, se deja claro cuáles son las prioridades de la empresa, sobre todo en lo relacionado con el crecimiento, la satisfacción del cliente y la calidad en todos los productos y servicios que se ofrecen. Cabe resaltar que al apoyarse en las políticas y en los procedimientos relacionados con las operaciones, los trabajadores pueden fundamentar la toma de decisiones efectivas, mientras que ahorran tiempo y recursos.

Así mismo, el alcance de un manual de procedimientos permite fortalecer la comunicación interna entre los diferentes departamentos que conforman la organización. Así, se fomenta la integración y el trabajo en equipo para solventar todos los inconvenientes que pudieran presentarse en el día a día, sin necesidad de importunar a la alta gerencia.

En cada manual se estructura muy bien el contenido para dar a conocer los medios y las formas con los que cuenta la empresa al momento de fabricar un producto o realizar un servicio, minimizando los costos y el tiempo de ejecución. Además, contribuye con la optimización del ambiente organizacional y permite motivar al personal.

manual de procedimientos de una empresa

Cómo elaborar el manual de tu empresa

Previo a la elaboración del manual de procedimientos administrativos de una empresa, es esencial diferenciar los conceptos de política, proceso central y procedimiento. El primero tiene que ver con los principios básicos que infunden el liderazgo y el cumplimiento de metas, el segundo forma parte de una secuencia conformada por varios procedimientos conectados entre sí, donde la materia prima y los insumos se transforman en productos, son entradas, mientras que un procedimiento consiste en una cadena de actividades que se van ejecutando por pasos y en orden, en función de concretar una tarea.

De esta forma, se debe describir cuáles son los procesos centrales o medulares de una organización. Inicialmente, es útil realizar un bosquejo y estructurar cuáles son todos los procedimientos. Hay que hacer mucho énfasis en los que sean más importantes, así que se recomienda hacer una lista para integrar cada uno de ellos con mucha precisión.

Introducción

Para contextualizar, puedes redactar una introducción breve, dirigida a las personas que consultarán el manual. Realiza una descripción muy puntual del contenido y la manera de usarlo.

Flujogramas

Gráficamente, cada proceso debe abordar la manera de realizarlo, paso a paso. En función de evitar posibles errores o retrasos en los pedidos, se puede establecer un flujo de trabajo. Siempre debe plasmarse un proceso a la vez, se comienza con el primero y se describe con detalle cada uno de los pasos para completarlo. Así, sucesivamente.

La información debe ser lo suficientemente clara. Cualquier persona que lo lea debe sentirse capaz de seguir las instrucciones. Una estrategia puede ser pedirle a otra persona que lea y ejecute el procedimiento, de esta forma se determinará si se entiende y si se pueden seguir las instrucciones sin problemas. Si existe algún vacío, podrán hacerte recomendaciones o sugerencias, a fin de optimizar el manual. Depurar, editar o anexar nuevos datos es normal en toda fase de elaboración y documentación de los procesos.

Creación de formularios

Esto facilita la comprensión de la información en un equipo de trabajo. En una plantilla debe visualizarse el mapeo de todos los procesos, incluyendo los datos que se consideren relevantes. No hay que asumir ni suponer que todos recuerdan a la perfección cómo proceder, menos si están en presencia de un cliente.

Después de que cada proceso tenga su flujograma y sus respectivos soportes, puede compilarse todo e incluirse en la versión final del manual de procedimientos de una empresa, abarcando, por supuesto, cada uno de los departamentos, considerando que estos tienen sus procesos centrales y un orden específico.

No olvides incluir el índice, los nombres de los procedimientos resaltados en negrita, la portada, la tabla de contenido y la introducción. El cuerpo debe conservar el mismo orden y a modo práctico, se pueden dividir y señalar las secciones para que sea mucho más fácil consultar los procedimientos de cada área o departamento.

Las actualizaciones se harán cada vez que sea necesario, lo importante es mantener la comunicación interna, divulgando las normas, las políticas y el deber ser en cada procedimiento de la empresa. Visto de esta manera, un manual es una herramienta que facilita el control interno y la optimización de sus actividades cotidianas.

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