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Sistema de inventario periódico. Definición y características

inventario periódico

A los fines de complementar los informes financieros, el inventario periódico es un método que se sustenta en un sistema de registro, donde se verifica nuevamente el inventario a través de un reconteo físico pautado en intervalos específicos que permite determinar el costo de la mercancía vendida al finalizar un periodo.

Como herramienta contable, se evalúa el inventario al comenzar cada periodo. Paulatinamente, se van agregando las compras más recientes y se mide lo que queda al final, con el objetivo de determinar el valor de todos los productos que se vendieron. De esta manera, todo se actualiza a modo de cierre y se registra en el balance general de la empresa, una vez que se verifica el conteo físico del inventario.

La única manera de que tenga validez el inventario periódico, es que se actualice al cerrar el ciclo contable. Aunque actualizar la información permanentemente puede traer sus ventajas, también es cierto que se necesita invertir mucho tiempo al contar de nuevo un inventario y en ocasiones, hay pérdidas. Por tal razón, las empresas acostumbran a hacerlo anual o trimestralmente, manteniendo en el sistema el valor del último conteo realizado.

Una vez que ya se tiene claro el concepto inventario periódico, puedes proceder a evaluar cada una de sus características. Una de ellas, es que la cuenta registrada en el sistema no es actualizada de inmediato a medida que hay una compra o una venta, puesto que las compras que se efectúan entre cada recuento quedan registradas en la cuenta de compras.

Aunado a ello, al proceder con el conteo, dicho saldo plasmado en el lugar de compras, va hacia la cuenta de inventario, la cual también es ajustada para que haya concordancia con el valor final del inventario. Así mismo, lo que arroje la cuenta de compras se le suma al saldo definitivo de inventario, a los fines de establecer el precio de los productos que saldrán a la venta.

Dicho de otra manera, al culminar cada periodo, el recuento físico determinará el inventario final, cuyo valor se le resta a los productos que hayan quedado por vender, con el objeto de calcular la mercancía vendida. Con esta modalidad, sólo se sabrá cuál es el estado real del inventario y los costos de lo que se vendió hasta que se proceda con el recuento.

Diferencia entre inventario periódico y permanente

Paralelamente al sistema de inventario periódico, también hay otra alternativa contable, que es el sistema perpetuo o permanente. En los dos se emplea la cuenta de inventario y la del costo de mercancía vendida, a diferencia de que en el inventario perpetuo se van renovando constantemente en todo el periodo y en el periódico basta con hacerlo al cierre del ciclo económico.

Además, lo concerniente a las cuentas de compras y devoluciones de compras, se usa únicamente en la modalidad periódica y se van actualizando con frecuencia, mientras que en el perpetuo se anexan de una vez en la cuenta de inventario, al tiempo que se abonan directo todas las devoluciones de compras.

Las transacciones por concepto de ventas quedan registradas en el inventario perpetuo en dos secciones: una plasma el costo arrojado por la venta del inventario y la otra el valor de la mercancía que se vendió. El periódico requiere solamente de una entrada, que es la venta del inventario.

En el perpetuo en cierta forma, el procedimiento es un poco más práctico, ya que no necesita que se marque ningún registro al momento de cerrar el ciclo en la cuenta que corresponde al inventario. Por otro lado, en el periódico se necesitan los registros de cierre para ir actualizando las cuentas.

Es mediante un juego de inventarios, que se puede precisar cuál es el costo de las ventas en un periodo determinado, esto se efectúa tomando el inventario de inicio, se suman las compras, se restan las devoluciones por concepto de compras y por último, el inventario final.

inventario periódico y permanente

Inventario periódico. Ventajas y desventajas

Una de las debilidades, es que como el monitoreo no se efectúa de manera constante, se corre el riesgo de pérdida de inventario. Su modalidad establece que la verificación y el seguimiento se hacen únicamente al finalizar el periodo, a través de los conteos, donde también pueden ocurrir irregularidades.

Muchas veces los gerentes quieren tener la información exacta en tiempo real y esto no es posible, porque en el registro sólo están disponibles los datos sujetos a actualizaciones pasadas. Tampoco se tiene ningún aproximado acerca del valor de la mercancía vendida o los saldos a mitad del ciclo.

A los empleados de las compañías les parece que el conteo físico es un trabajo tedioso porque se debe invertir mucho tiempo y en ocasiones, se obtienen valores totalmente desfasados e inútiles para la toma de decisiones. Aparte de esto, como el sistema es netamente manual, es posible que se incurra en errores o que algún dato importante se pierda.

El valor de la mercancía vendida puede verse afectado por los productos que falten en el inventario y genera una especie de sesgo, en vista de que no hay otro soporte que permita comparar dicho costo con el recuento físico. Por ende, lo más recomendable es estimar el costo al alternar los periodos, a los fines de efectuar ajustes vinculados con el costo real de la mercancía cada vez que finalice un conteo.

En la modalidad periódica no se puede renovar el inventario antiguo ni corregir las pérdidas por mercancía defectuosa, esto puede arrojar algunas complicaciones al cierre del periodo, pues se deben hacer ajustes que resultan muy costosos. Las compañías que manejan cuantiosas sumas de dinero, deben ser más cautelosas con el inventario y manejar cifras exactas.

Ahora bien, en relación con las ventajas, puede deducirse que el inventario periódico es útil para las empresas familiares o para aquellas que manejan inventarios pequeños. Sólo en estos casos, es sencillo proyectar estimaciones y no se requiere de un registro automatizado para respaldar la información. Las fórmulas que usualmente se aplican para realizar el cálculo de la mercancía vendida son:

Costo de mercancía vendida = costo de productos disponibles para la venta – inventario final.

Costo de productos disponibles para la venta = inventario inicial + compras.

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