Empresas

Inventario de Recursos Humanos. Características y funciones

inventario de Recursos Humanos

El inventario de Recursos Humanos es un soporte que permite registrar toda la información del personal que integra una compañía. De esta manera, puede conocer en detalle cuáles son las potencialidades de todo el talento que forma parte de la organización, todo en función de sustentar la toma de decisiones.

En la actualidad, este inventario es sumamente valioso para conocer un poco más sobre las fortalezas, habilidades y destrezas del personal. Partiendo de allí, se pueden organizar nuevas acciones de formación y capacitación, promociones y la creación de nuevos puestos de trabajo.

De este modo, es necesario para toda empresa contar con información actualizada, a fin de sacarle el mayor provecho posible a estos datos que pudieran ser relevantes para asumir determinadas situaciones. Las nuevas tendencias gerenciales apuntan a que lo más valioso es el talento humano de una organización, pues de ello depende el cumplimiento de las metas. Al valorar las capacidades de cada quién, es mucho más fácil alcanzar el éxito.

Características

Al preguntarse cuáles son los datos que debe incluir un inventario de Recursos Humanos, nos encontramos con los datos generales de un trabajador, esto incluye la descripción de su núcleo familiar, incluyendo todos los datos sobre sus familiares directos: nombres completos de sus padres, edades, nombre del cónyuge, cantidad de hijos, nombres, fechas de nacimiento, edades, seguido de la información personal del trabajador: nombre completo, número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, dirección habitual, su teléfono de habitación y su número personal.

Con relación a la experiencia laboral, su historial quedará plasmado en un perfil, con todos los datos relevantes que han influido en su desarrollo como profesional. De tal manera que, deben enumerarse todas las empresas en donde trabajó, desde la más reciente hasta la más antigua, con sus respectivos nombres, dirección, teléfono, fecha de ingreso y de egreso, cargo desempeñado, funciones ejecutadas, nombre y apellido de su jefe o supervisor, cargo y motivo del retiro.

Paralelamente, su historial médico también cobra relevancia, por ello, se efectúa un informe que detalla cuál es el estado de salud del trabajador. Esto se sustenta en los resultados de los exámenes médicos y los de laboratorio que se practicó en la fase de pre empleo, al igual que los pre y post vacacionales. Al momento de llenar la planilla, deberá indicar si sufre de alergias y si tiene algún tipo de condición física que le impida realizar alguna labor.

inventario de Recursos Humanos

En cuanto a sus habilidades y destrezas, el trabajador debe colocar cualquier dato que considere de interés y que le otorgue ventaja para ocupar algún cargo. La formación académica también es importante, así que deberá especificar el grado de instrucción (básica, superior o postgrado), indicando si cuenta con alguna especialización, maestría o doctorado.

Igualmente, anexar un listado de los cursos y talleres efectuados, si domina algún idioma extranjero y otra información adicional que considere de interés y que sume valor agregado a su síntesis curricular, como por ejemplo, la publicación de trabajos, diplomas y reconocimientos obtenidos.

Conforme pase el tiempo, la empresa se encargará de elaborar una ficha técnica, donde quedará un registro de su trayectoria en la compañía, los cargos ocupados y los resultados de las evaluaciones de desempeño practicadas durante su ejercicio laboral.

Previo a su contratación, es probable que haya sido sometido a una evaluación psicotécnica, en donde se le practicaron algunas pruebas para describir su actitud, el razonamiento lógico y los rasgos de su personalidad.

Cómo se hace un inventario de Recursos Humanos

Hay muchas maneras de registrar y almacenar la información. De hecho se recomienda que cada empresa lleve su propia base de datos personalizada, de acuerdo con sus requerimientos en lugar de acudir a formatos estándar. Algunas estilan a llevar un soporte manual y otras en digital. Ambas formas son completamente válidas y el uso que se le de, depende de las necesidades de la empresa y de su estructura organizacional.

inventario de Recursos Humanos

Pasos para recopilar la información

Lo más práctico para comenzar a realizar un inventario de Recursos Humanos, es, en primer lugar, conocer al personal, identificando de qué manera se comunica mejor, si por vía escrita u oral, a fin de diseñar el mejor instrumento para recopilar los datos. La confiabilidad de la información está sujeta a la elección del canal, por lo cual es mejor saber cómo abordar a los trabajadores y pedirles los soportes que sean necesarios para confirmar la veracidad de lo que suministran.

La entrevista puede ser el medio más idóneo para infundar un ambiente de confianza y cómodo para recaudar la información del personal. Las entrevistas individuales se practican realizando preguntas estructuradas, en función de estimular la comunicación directa.

Por otro lado, los cuestionarios permiten que los trabajadores se sientan en libertad para responder a las preguntas, en especial los que son de estilo abierto, mientras que la observación directa permite evaluar el lenguaje corporal del trabajador para identificar otras actitudes como el liderazgo, el manejo de conflicto, la forma en que se comunica y sus valores.

La opinión de los expertos será tomada en cuenta al momento de ascender personal, ya que se evalúa el desempeño del trabajador en el cumplimiento de sus funciones. Al evaluar la ficha del personal, se tendrá toda la información necesaria para interpretar si se amerita formarlos en algún área específica, reforzar sus conocimientos o formular otras estrategias que promuevan el desarrollo organizacional.

El departamento de Recursos Humanos tendrá la responsabilidad de gestionar al personal, a fin de llevar actualizada la plantilla de cada empleado, esto permitirá consolidar la eficiencia en la planificación, definir quiénes son los más aptos para otorgar promociones y delegar responsabilidades, al tiempo que se pueden detectar debilidades que conlleven a la contratación de personal.

Al sistematizar la información, se irá conformando una gran base de datos que será fundamental para el funcionamiento de la compañía, así se pueden cubrir necesidades específicas y evitar inconvenientes por fallas del talento humano. En casos de que se deba sustituir a algún trabajador, se tendrá la información detallada sobre su perfil para proceder con el ingreso de nuevas personas ante la vacante.

El rendimiento y la productividad de la empresa dependerán directamente del recurso humano, por lo cual hay que saber sacarle el máximo provecho y definir si es necesario iniciar jornadas de capacitación para innovar en la práctica de los procedimientos internos.

De igual modo, este registro permitirá saber con exactitud el estatus de los trabajadores que están por jubilarse, los que tienen vencimiento de contrato e inclusive, será de utilidad al momento de realizar aumentos de sueldos y salarios con base en la calificación y en las aptitudes del personal.

5/5 (1 Review)

Dejar un comentario