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Qué son los gastos de administración y cómo se calculan

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Los gastos de administración de una empresa son aquellos costos destinados a cubrir los salarios y también gastos necesarios para proporcionar beneficios al personal. Son gastos indirectos, ya que no es una inversión destinada a la fabricación o prestación de un servicio. Además, tienen un valor estable incluso, cuando el volumen de producción de una empresa sufre cambios.

Son gastos regulares en actividades comerciales. Estos ayudan a determinar cuándo hay necesidad de contratar nuevos empleados; siempre dependiendo de los pronósticos financieros y las deducciones de impuestos.

Cuáles son los gastos de administración dentro de una empresa

Para entender mejor cuáles son los gastos de administración, se puede utilizar el siguiente ejemplo: el salario de un vendedor  no se considera como un gasto administrativo, pero sí el salario de un ejecutivo de ventas. Estos gastos son parte del presupuesto operativo que ayuda al negocio en una parte o en su totalidad. Para entenderlo mejor, a continuación enumeramos una serie de gastos administrativos que son comunes en la mayoría de las empresas:

  • Honorarios para contratistas independientes, debes de abogados a compradores.
  • Suministros de oficina como papel y tecnología como software.
  • Tarifas por alquiler de servicios.
  • Pago por tarifas para obtención de licencias.
  • Gastos para inspecciones.
  • Gastos para cumplir y ajustarse nuevas ordenanzas.
  • Todos los salarios de los empleados.
  • Suscripciones.
  • Gastos relativos a consultoría.
  • Las cuotas de membresía para profesionales de la empresa.
  • Alquiler de un inmueble para laborar.
  • Los pagos de los seguros.
  • Gastos administrativos motivados a calcular los costes de los servicios públicos.
  • Cargos por calefacción, refrigeración, energía y agua.
  • Los desembolsos motivados a los servicios de Internet, telefonía fija y móvil

Usualmente, estos gastos administrativos son contabilizados dentro de un período en el cual se hizo uso de los recursos pagados, no se registran cuando se pagaron. Ello se debe a que no se consideran como compras; sino que se ven como pagos recurrentes de los cuales hay que tener un registro completo, incluyendo los recibos de pago y registros de estados de cuenta bancarios.

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Gastos administrativos y deducciones fiscales

Los gastos administrativos de una empresa pueden ser deducidos de los impuestos. Son un conjunto de gastos que son necesarios para poder administrar un negocio y éstos no están relacionados con la venta de bienes y servicios. Es por ello que saber los gastos administrativos permite determinar cuáles son los costos fijos de una empresa.

Son desembolsos que no contribuyen directamente a las ventas, pues siempre están fijos dentro de la administración, siendo difíciles de eliminar aunque tengan un impacto negativo en las ganancias. Es por ello que en una empresa puede funcionar tener una estructura organizativa descentralizada, de esta forma los gastos administrativos son igualmente independientes.

Solo pueden ser deducidos de la declaración de impuestos aquellos gastos administrativos que demuestran ser necesarios, ordinarios y vitales para las operaciones. Estos se deduccen durante el año en que se usaron y se debe tener un registro completo como un seguimiento que incluya las facturas.

Diferencias entre gastos administrativos y gastos generales

A diferencia de los gastos generales, los gastos administrativos se relacionan con cubrir necesidades básicas que no se involucran con la producción de bienes o un suministro de servicios. Los gastos administrativos no están directamente vinculados a la fabricación, producción u venta. Están, en cambio, relacionados con la parte organizativa de una empresa ; bien sea de forma general o en cada departamento individual.

Los gastos administrativos están destinados a cubrir todas las necesidades de funcionamiento vitales para que una empresa pueda funcionar; ya que se considera una inversión al ayudar a aumentar la eficiencia.

Los gastos administrativos son la base de todas las operaciones comerciales, sin embargo estos suelen añadir se a los gastos generales. Todos los gastos que genera al departamento de contabilidad se consideran como gastos administrativos. En cambio, los gastos generales incluyen aquellos que están destinados a cubrir las necesidades de producción y venta. Por lo tanto, los gastos administrativos suelen ser aquellos que sufren recortes presupuestarios; ya que se prefiere dar prioridad a no bajar los niveles de producción ni de calidad.

Los gastos operacionales por comercialización, producción o financiamiento no se consideran gastos administrativos. Los beneficios de estos gastos trascienden las líneas departamentales, y hacen posible que las muchas funciones necesarias se realicen con éxito. Los salarios de gerentes y administradores, involucrados en diferentes operaciones, se pueden incluir en los gastos administrativos. También, se puede incluir en el area de remuneración o lo que también se llama salarios de altos gerentes o directiva.

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Cálculo de los gastos administrativos de la contabilidad de una empresa

La contabilidad de una empresa es la herramienta que se utilizan para revisar el estado financiero y el desempeño que tuvo una empresa durante un período de tiempo. La contabilidad de gestión ayuda tener información con respecto a los procesos y objetivos alcanzados. En este informe, se incluyen los gastos administrativos que se generaron en ese tiempo.

En un informe se debe de dejar por escrito los gastos que generaron los presupuestos destinarlos a la fabricación, marketing, ingeniería, ventas y cualquier otro gasto que no esté directamente relacionado con la producción de un producto o servicio. Todos estos se consideran como gastos generales u operacionales. En cambio, aquella parte del informe donde se observe los gastos que generaron el pago de seguros, suministros, alquileres, impuestos y pagos de nóminas; son directamente relacionados con los gastos administrativos.

Para realizar el cálculo de los gastos administrativos de un período, se debe realizar la suma de todos los gastos que no estén relacionados con la producción, ventas y gerencial. Estos datos se proporcionan herramientas útiles para los gerentes. Estos analizan estas cifras para comprender como las estrategias y las tácticas de la compañía están influyendo en sus gastos.

Estos informes enmarcan la visión de la administración de la empresa. De esta forma, la administración decide hacer cambios en sus tácticas basándose en estos datos. Un presupuesto de gastos administrativos y gastos de ventas mal estructurado puede afectar no solo a las tácticas, sino también a la estrategia.

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