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ERP (Sistema de Planificación de Recursos) ¿Para qué sirve?

ERP

Cada empresa es una unidad agrupada destinada a la productividad y al desarrollo o producción de una actividad con ánimo de lucro. Este grupo de bienes y personas unidas y capacitadas para prestar un servicio es muy posible que necesite una inversión que aumente su productividad en gran medida.

Con el pasar del tiempo, en los mercados, se puede puede apreciar una tendencia a aumentar su complejidad, lo que desencadena una gran competitividad entre las mismas.

Es por esta razón, que automatizar y controlar los procesos de la empresa se vuelve algo fundamental, si lo que se busca es aumentar la productividad de la misma y marcar una superioridad ante el resto de la competencia.

Para ello, se han implementado diversos softwares para llevar a cabo esta tarea, así como lo es el programa informático ERP, que es capaz de gestionar apartados variados, como la contabilidad e incluso cada uno de los servicios y departamentos que la conforman.

Un software ERP es un programa cuya finalidad en el mercado es simplemente aumentar la productividad de éste de forma casi exponencial al unificar y automatizar algunos de los servicios de la misma.

Este concepto no es uno de los más conocidos, aunque cada vez es más extendido entre las empresas gracias los beneficios que ofrece, sin embargo, hay ciertas cosas que no quedan claras, ¿qué es un software ERP? También las ventajas y desventajas que vienen con su implementación o uno de los que genera más revuelo, es desconocer si mi empresa necesita un sistema ERP.

¿Qué es ERP y para qué sirve?

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, que traducido al español significa Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Entonces bien, conocemos de forma superficial lo que es y así mismo sabemos que ofrece un aumento en el rendimiento de las empresas, gracias a la integración de diferentes departamentos para crear una unidad destinada al mismo fin, aumentar la rentabilidad y producción de la empresa.

Los softwares ERP tienen la capacidad de unificar las operaciones de las diversas áreas que pueden existir en una compañía, como te comentamos antes, pudiendo ser tan variadas como la producción en sí, los envíos y las compras, la logística, el inventario, las acciones, etc.

Estos softwares informáticos sirven para integrar de forma perfecta todas las áreas de una empresa y permitir un funcionamiento óptimo de la misma. Esto quiere decir, que con la implementación de este programa, seremos capaces de dirigir a la perfección cualquier departamento de la empresa, pudiendo observarse a muy corto plazo un aumento de la productividad.

Ventajas: como hemos recalcado enfáticamente, el aumento de la productividad es quizás la ventaja más clara que los sistemas ERP pueden ofrecernos, sin embargo, otras de ellas puede ser:

  • Información fácilmente accesible desde un mismo punto, facilitando y agilizando su alcance mediante una única base de datos.
  • Todos y cada uno de los posibles procesos de la empresa quedan automatizados y funcionando con eficiencia óptima.
  • Reducción de los tiempos de ejecución.
  • Control absoluto mediante una misma puerta de acceso.
  • Conocer fallas, proponer mejoras, establecer planes, etc., todo esto va de la mano con la ventaja anterior.

ERP

 

Desventajas: estos softwares no presentan demasiados inconvenientes, de hecho, podríamos decir que la mayor desventaja es el precio, por lo general, este sistema no suele ser algo costoso, especialmente en ciertas empresas que necesitan un desarrollo de la aplicación mucho má personalizado. También se podrían señalar:

  • Tiempo de diseño e instalación que variará de empresa a empresa pero que no suele ser rápido.
  • Costo fijo o bien, periódicos que deben ser tomados en cuenta antes de la implementación.
  • Los ERP necesitan ser actualizados cada cierto apic tiempo.
  • Por lo general es necesaria la conexión a Internet.
  • Es necesario contar con un equipo físico para su funcionamiento.
  • Los problemas de privacidad pueden llegar a ser un problema.

¿Mi empresa necesita un sistema ERP?

Sí. De hecho, cualquier empresa, indiferentemente del área o especialidad de la misma debería implementar un sistema ERP. Si una empresa desea controlar de forma absoluta todo lo que ocurre con sus departamentos y así mejorar la productividad, reducir tiempos y automatizar todo este proceso, debe hacerse con uns software ERP.

Sin embargo, debemos recalcar su gran desventaja, el costo de estos por lo general no es nada económico, en especial cuando se trata de un programa con una gran personalización, por lo que cada compañía debería considerar todos los factores antes de optar por uno u otro software ERP. Pues es necesario tomar la decisión correcta, para no derrochar una considerable suma de dinero, así como para no quedarse corto en poco tiempo ni para pasarse con un sistema muy grande que pueda llegar a ocasionar lo contrario a lo que se desea lograr.

Tipos de ERP

Según su diseño:

Los ERP a medida, estos se tratan de crear un sistema desde 0, personalizado y dirigidos a una empresa en particular. Este suele tener un alto costo y con el que debemos localizar a una compañía profesionales y competentes, con la finalidad de sacarle el máximo partido a esta inversión.

ERP básicos, estos son mucho más baratos e incluso pueden ser gratis, al tratarse de ERP de código abierto, también son mucho más pequeños lo que reduce en gran medida el tiempo de implementación. Incluso existen algunos diseñados para solucionar problemas específicos que puedan existir en una empresa.

Según su instalación:

ERP en local se trata de un programa local, es decir, que se instala en en la misma empresa, en una especie de entramado informático de la misma, para que de esta forma pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de nuestra organización.

Por otro lado, los ERP en la nube o están ubicados en un servidor en concreto, sino que por otro lado, se puede usar desde cualquier lugar donde exista una conexión a Internet. Ofreciendo una mayor versatilidad gracias a que su funcionamiento no está limitado para funcionar solo dentro de la sede de la empresa.

¿Qué programas ERP existen actualmente?

Como en casi cualquier ámbito empresarial, existen muchas opciones en el mercado, sin embargo, una vez separados según su diseño o instalación, también se podrían mencionar los más populares y los más importantes entre las empresas a nivel mundial.

  • Odoo: anteriormente conocido como OpenERP, es una gestión empresarial de código abierto bastante completa, que cubrirá cada uno de los procesos de la empresa, sin importar el sector, entre sus principales procesos se encuentran la logística, la producción, transporte, distribución y venta.
  • Navision: es la versión de ERP de Microsoft la cual ofrece increíbles beneficios, sumamente completa, capaz de gestionar cada uno de los procesos empresariales, así como la incorporación de forma nativa de algunos productos de la misma marca, como Azure, Office 365 o Power BI, la herramienta ERP de Microsoft ha recorrido un largo trecho antes de convertirse en quizá la herramienta principal y más importante para la gestión de las empresas a nivel mundial.
  • Oracle: este sistema de ERP es uno de los más flexibles del mercado, ya que cuenta con la capacidad de añadirle diversos conjuntos de aplicaciones. De igual forma, ofrece a la empresa más de 80 paquetes diferentes de aplicaciones, las cuales son completamente personalizables para acomodarse a la industria a la que pertenezca la empresa.  

¿Existen ERP gratis?

Existen diversos programas ERP cuyas funcionalidades, calidad, evolución, servicios complementarios, etc., de parte de los ERP de software libre y de código abierto, pueden ser comparables, de forma bastante razonable con aquellos softwares de pago. Entre los principales Softwares libres destacan Odoo, Open Bravo, ERPNext, ERP o Compire. Cada uno de estos ofrece diferentes soluciones y quizás puedan ser la mejor opción a elegir para ciertas empresas que no necesiten de un ERP con gran personalización.

Ejemplos de ERP para empresas pequeñas y medianas

Las grandes empresas, optan por softwares ERP muy personalizables y completos, lo que a su vez desencadena un gran coste, entre los más comunes se encuentran SAP y por supuesto, Microsoft Dynamics.

Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas posiblemente no necesiten de esta personalización o por otro lado, no cuenten con los ingresos necesarios para mantener este tipo de softwares.

Para PYMES, los ERP más comunes son Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business Ones y A3ERP. Por otro lado, para las empresas empresas pequeñas y medianas existen muchas otras posibilidades de sistemas ERP, como pueden ser aquellos cuyo uso se basa en la nube o potentes softwares libres, como es el caso de Open ERP.

¿Cuál es el precio de los ERP?

El 35% de tu presupuesto total se irá costeando la Licencia del software. Este coste puede ir desde los 500 euros por usuario hasta 5.000 euros por usuario, esto claro, en los ERP mucho más avanzados. Aunque también puedes optar por ERP de código abierto, donde no necesitarás costear esta licencia.

Coste del Hardware, 10%, se necesita de una infraestructura básica en informática para soportar el software ERP, un servidor, una base de datos, una red LAN, etc. Pero si usas un ERP alojado en la nube, estos costes se ven integrados en el precio total de la licencia.

La consultoría es la parte más costosa del uso de un ERP, hasta un 50% del presupuesto total.

Mientras que el coste de mantenimiento es quizá la más económica, rondando el 5% de tu presupuesto total.

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