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¿Para qué sirve la erogación? Definición, características y ejemplos

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Es un concepto de contabilidad. Se usa para referirse a los pagos en efectivo realizados durante un período específico por concepto, así como al pago de provisiones o servicios. Se toma en cuenta no sólo la salida de caja, sino también la emisión de cheques o transferencias electrónicas. Los pagos en efectivo se realizan por medio de un sistema de cuentas por pagar, nóminas y cajas chicas.

¿Cómo es el proceso de erogación?

El flujo de efectivo dentro de las empresas es diferente para cada caso, los pagos se realizan en diferentes cantidades y en tiempos variados. Depende en gran parte de los ingresos por ventas reales y estimadas. También, se toman en cuenta proyecciones de pagos y costos. Se observan las tendencias y el estado actual del mercado. Esto se hace para tener una idea del impacto que estas tienen sobre su negocio.

Las empresas realizan proyecciones de las probabilidades de venta a futuro para los siguientes meses. Esto les ayuda a pronosticar cuál será el flujo de efectivo con el cual pagarán los servicios de otras deudas que aún están pendientes. Lo más probable es revisar el historial de ventas de los últimos períodos contable. De esta manera, pueden hacer una lectura los patrones estacionales. Si se está comenzando un negocio, entonces se puede utilizar datos de proveedores, expertos de la industria e incluso competidores para hacer predicciones.

Para llevar a cabo el proceso erogación de forma más ordenada, se recomienda tomar los datos de fechas y montos que se incluyen en las facturas, pagos de impuestos, membresías y en los montos proyectados. Teniendo la cantidad de ingresos y la cantidad de los gastos mensuales, se puede disponer a administrar el flujo de efectivo actual. Simplemente, hay que agregar las cantidades en las cuentas bancarias restando los gastos que han sido calculados.

Hay que tener en cuenta que algunos costos son fijos y otros son variables, por ello debe de contar con el monto suficiente para todas las cuentas pendientes en el próximo período de pagos. Si se va a realizar pagos por medio de créditos o transferencias, hay que tener en cuenta que es posible que existan retrasos en los tiempos. Algunos tipos de transferencia pueden tomar más de un día bancario para que se hagan efectivos. Igualmente; pasa con otros tipos de pagos, tales como la emisión de cheques que, sin embargo, ha caído en desuso.

La gestión eficaz del flujo de efectivo ayuda a prepararse mejor manera ante futuros altibajos. En tal sentido, se recomienda realizar seguimiento de los ingresos y estimaciones de los gastos mensuales. Algunos bancos y otros tipos de entes inversores puede que requieran examinar el flujo de efectivo de una empresa antes de asociarse, prestar o invertir a un negocio. Un buen plan de negocios estimando las erogaciones permite conseguir buenos socios y prestamistas.

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Tiempos de pago proyectados

Los pronósticos de flujo de efectivo son bastante fáciles de preparar y para ello hay que mantener los datos actualizados. Se toma en cuenta todas las ventas que se han podido estimar para determinar el tiempo de espera necesario para empezar a recibir los pagos. Estos representan las ganancias de la empresa y la oportunidad de tener capital excedente para hacer nuevas inversiones.

Cuando se haga efectiva la cantidad de ingresos, es necesario empezar a estimar cuáles son los gastos a cubrir en el siguiente período. El proceso de erogación sirve para pagar costos fijos y variables por igual. Esto abarca segmentos tan disímiles como: el pago de alquileres, servicios, equipos, materiales, envíos y salarios. También depende de la planificación y por ello se debe calcular la cantidad de efectivo que se tendrá en el negocio a principios de cada período de pago. Esto puede ayudar a identificar la necesidad de un préstamo o sobregiro con mucha anticipación.

La predicción en el flujo de efectivo de una manera oportuna y con la ayuda de los ingresos, permite cubrir sin inconvenientes el pago a proveedores. Igualmente, pagar todos los servicios y empleados sin acumular deudas. Es una forma de evitar situaciones que pueden representar a problemas graves para la compañía como perder su proveedor o no poder contratar un servicio.

Tomar previsiones en cuanto a los egresos ayuda a enfrentar posibles cambios o decisiones comerciales que no puedan ser afrontados con la cantidad de efectivo disponible. No hay que olvidar que con la ayuda de planes a futuro se logra solventar cualquier inconveniente o situación económica inesperada.  

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¿Qué es un pronóstico de flujo de efectivo?

Es necesario comprender el flujo de efectivo dentro de una compañía; ya que es importante tener el control de las finanzas. Se puede estimar la cantidad de dinero que estará en movimiento dentro y fuera del negocio durante un período de tiempo específico, tomando en cuenta no sólo los gastos sino también los ingresos. Las proyecciones sirven para entender las diferentes formas en que se emplea el dinero. En tal sentido, lo más recomendable es realizar estas estimaciones por un período no menor de doce meses.

Hay varios beneficios al realizar pronósticos relacionados con la erogación de una empresa; ya que se puede obtener expectativas más realistas. Al realizar una comparación entre los gastos y los ingresos reales, se puede mejorar el rendimiento de todas las actividades que se realizan dentro de la empresa.

Se puede presupuestar e identificar cuáles son las necesidades más próximas por cubrir, tales  como la compra de equipos o la petición de préstamos para cubrir los gastos. Eventualmente; ocurrirán cambios dentro del negocio que necesitan ser previamente identificados para poder enfrentarse a ellos. Por ejemplo, el aumento de costos de servicios puede afectar la posición financiera sí no se tiene un control más exhaustivo sobre el flujo de efectivo.

La manera en que ocurre este proceso dentro de una empresa es una buena forma de predecir el flujo de efectivo a futuro. Es posible predecir cualquier escasez que ocurra en el futuro y se podrán tomar decisiones comerciales con mayor precisión, ya que se tiene la información requerida. Si una empresa se queda sin efectivo y no puede buscar nuevas formas de financiamiento, u obtener préstamos, entra en un escenario insolvente. Todos los pasivos superan por mucho los activos al menos que los ingresos puedan cubrir toda las obligaciones que aún se adeuda. Cuando se toman previsiones relacionadas con el flujo de efectivo, se puede enfrentar esta situación de la mejor manera.

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