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Documentos por pagar. Qué son y Características

documentos por pagar

En la administración de una empresa se tienen una serie de documentos que demuestran por escrito que hay una serie de deudas. Un ejemplo al respecto son los pagos pendientes por préstamos que deben ser más saldados en una fecha determinada. Estos son los documentos por pagar. En tales documentos se especifican las características del acuerdo mutuo entre la empresa y el socio al cual hay que pagarle una cantidad específica de dinero.

Demuestran que hay un préstamo acordado, lo cual acredita que existe la responsabilidad de saldar una deuda al pedir prestado una cantidad de dinero a un acreedor. Por lo tanto; la empresa se está comprometiendo a reembolsar ese préstamo, incluyendo los intereses respectivos en un próximo período de tiempo. Usualmente; la empresa debe de registrar este documento dentro de su balance general, mientras que el acreedor a lo registrará como una cuenta por cobrar.

Cuentas por pagar vs documentos por cobrar

Como las transacciones de cuentas por pagar generalmente vienen con facturas o documentos fiscales que demuestran que existe una transacción, es común referirse a las cuentas por pagar y a los documentos por pagar como si fuesen lo mismo.

Las cuentas por cobrar y los documentos con indicaciones de pagar son básicamente opuestos. Las cuentas por pagar consiste en el dinero que adeuda una empresa entre quienes son sus proveedores, mientras que los documentos se refieren al dinero que se le debe a una empresa, banco o prestamista particular. Usualmente, tales documentos se realizan cuando el período asignado para pagar la deuda es mayor al de un mes o más. En cambio, las cuentas por pagar son siempre a corto plazo.

Las cuentas por pagar hacen referencia al monto adeudado a proveedores que extienden su crédito. En cambio, sucede que los documentos son un aval de un pago pendiente por compras a crédito. Ambos son una entrada contable que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores, siendo montos que deben pagarse dentro de un período determinado para evitar el incumplimiento. Se registran las cuentas por pagar cuando se reciben las facturas, una vez pagadas se debitan.

Pero, para ser más específicos, las cuentas por cobrar son comúnmente aquellos relacionados a inversiones o depósitos realizados a cuentas de ahorro que generan intereses. Si bien un documento por pagar se considera que es un pasivo, ocurre que se diferencia de las cuentas por pagar en que se tiene por escrito en un documento de validez legal.

En contabilidad; se prestan a confusión ambos elementos porque son muy similares en la forma en que se registran. Sin embargo, dependiendo del caso se pueden registrar en los activos y otros en los pasivos. Esto se hace al tener en cuenta que una mezcla de los dos puede resultar en un desequilibrio en la ecuación contable. Esto es algo que puede afectar directamente a los estados financieros.

Cuando una empresa no tiene equilibrio entre sus activos y pasivos,  puede repercutir de forma negativa. La ecuación contable básica dicta que los activos son igual a los pasivos más el patrimonio de los accionistas. No obstante,  también se puede reorganizar esta ecuación. Lo mejor es realizar el seguimiento del dinero que aún se debe para evitar acumular demasiadas deudas. Las deudas siempre son un problema, ya que comprometen tanto el capital existente como las futuras ganancias.

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Características de los documentos por pagar

Estos documentos con validez legal pueden realizarse tras acordar un trato como un tercero, bien sea algún particular, empresa, socio o bancos a quien se está solicitando dinero prestado. Ambas partes tienen que firmar un contrato que establece las reglas que rigen el préstamo, especificando la cantidad y período de tiempo para saldarlo. Esto puede implicar la aplicación de cuotas. Se pueden hacer estas solicitudes para obtener un préstamo hipotecario.

Algunas veces, estos estratos que involucran documentos por pagar establecen una serie de normas que ayudan a garantizar el reintegro del dinero. Algunos prestamistas habituales suelen adjuntar ciertos tipos de promociones o descuentos a los documentos de pago, esto se hace como un incentivo que les garantice que se pagará la cantidad inclusive antes de la fecha. Se busca añadir normas que beneficien a ambas partes. Es así que tanto el prestamista como el prestatario podrán sentirse más cómodos con la presencia de un documento legal que avale la transacción.

Se puede tomar de ejemplo los descuentos determinados por un porcentaje de ganancia. Esto se hace cuando se devuelve el dinero antes de un cierto periodo de tiempo. Inclusive, hay cláusulas que permiten que el prestatario pueda pagar una menor cantidad de dinero si devuelve el dinero de forma íntegro y no por cuotas.

Los tratos y los acuerdos son opcionales. Estos dependen de si la persona o compañía decide cómo incluir términos para la transacción. Si las cuentas por cobrar se devuelven dentro del período de descuento, hay que registrar el descuento.

Los documentos de pago usualmente están respaldados por facturas y otros tipos de planillas con validez fiscal. Estos pueden ser utilizados para demostrar la responsabilidad que se tiene con proveedores y prestamistas. Son un aval y un compromiso.

Documentos por pagar que ya han sido cancelados o están pendientes

Igualmente, una vez saldada una deuda es necesario emitir otro documento que demuestre dicho pago. De esa manera, ambas partes reconocen que se ha pagado y recibido. Estos datos son registrados en los balances de contabilidad de cada parte. Se deben realizar los cambios necesarios en el inventario final de cada año fiscal en los estados financieros

¿Qué sucede si no se paga la deuda dentro del período de descuento? Esta situación se registra como un pago regular de las cuentas por pagar. Cuando existen varios acuerdos registrados con el uso de documentos de pago― que aún están pendientes y acumulándose ―se opta por ajustar el período contable con intereses, utilidades y salarios. El saldo total de los gastos devengados debe ser el total de los gastos incurridos a la fecha. Usualmente, se utilizan montos estimados saldados por cálculos promediados.

Los documentos también especifican cuales son los bienes relacionados al trato comercial. Usualmente, se habla del préstamo de dinero; pero también el préstamo puede estar relacionado con el inventario, suministros o materiales que tienen un valor especificado en el documento. Este trato puede referirse al préstamo de cualquiera de estos bienes mencionados con anterioridad, a cambio de la recepción de un dinero equivalente a su valor económico.

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