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Departamento de compras ¿Cuáles son sus funciones?

que hace el departamento de compras?

Muchas compañías a nivel mundial dependen del departamento de compras para poder llevar a cabo todas las labores de manufactura o fabricación de productos. Pero no solo las empresas que fabrican dependen de este departamento; inclusive las organizaciones que ofrecen servicios distintos a la creación de productos dependen de ella; ya que deben emplear equipos que les permiten llevar a cabo sus labores.

El departamento de compras, como su nombre lo indica, se encarga de realizar todas las acciones necesarias para poder comprar material o servicios para poder operar. Es por ello que este departamento de estar siempre organizado y en funcionamiento,  porque es de vital importancia para muchas organizaciones.

Obtención de materiales

Este departamento es uno de los más importantes, ya que es el encargado de obtener todos los materiales necesarios para el funcionamiento diario de una empresa; bien sea para la realización de ciertos trabajos o para la producción. Usualmente; las empresas manufactureras incluyen en su estructura organizacional a este departamento ¿Cuál es su misión? Pues,  buscar los mejores precios para las materias primas, herramientas, maquinaria y otros suministros como camiones, así como todo el equipo que facilita los procesos de fabricación.

Por otra parte; empresas o industrias que no están relacionadas con la manufactura de productos también dependen de este departamento. Por ejemplo, son los encargados de conseguir equipos de oficina y otros suministros necesarios para oficinistas y secretarias, siendo este un tipo de personal habitual en todas las empresas del mundo. También, este departamento se encarga de conseguir las herramientas tecnológicas como equipos de computación y  los muebles.

Las personas que laboran en este departamento deben supervisar y monitorear que exista el suministro necesario de las herramientas y equipos que son esenciales para la empresa. En las áreas de almacenamiento mantendrán un stock con el inventario suficiente y siempre disponible. A su vez, deben evitar que haya excesos para no limitar el capital y emplearlo en otros gastos.

En las grandes compañías, el departamento de las compras es el encargado de decidir si se compra o no un artículo en específico. Es por ello que siempre está informado acerca del tipo de piezas y cantidad de suministros que realmente serán utilizados; para luego comprarlos. Para evitar cualquier margen de error, debe existir una comunicación directa con el equipo de desarrollo de productos con la intención de asegurar que los materiales sean los indicados. Una vez aprobados estos materiales, el departamento de compras puede empezar a realizar la búsqueda de los mismos y si es posible buscar los costes que sean más rentables.

los departamentos de compra

Proveedores y evaluación de precios

También; cumplen la función de mantener comunicación con los proveedores que suministran de artículos a la empresa. Cuando es necesario realizar la búsqueda de nuevas materias primas, realizan un análisis de los precios y supervisan la calidad de los productos que ofrecen los vendedores. Son los encargados de realizar tratos y la comunicación con ellos. Evalúan continuamente los precios para maximizar la rentabilidad; lo cual puede ser un desafío dependiendo de la empresa. Por ejemplo, hay casos en donde se compra la menor cantidad de productos; lo cual puede ocasionar que no se reciba el mismo tipo de descuentos por volumen. ¡Por lo tanto este tipo de departamento debe tener una estrategia de compras!

El departamento para compras es además  el encargado de negociar con los proveedores para encontrar los mejores productos a los mejores precios. Por ello, suele llevar a cabo investigaciones continuas que buscan la posibilidad de obtener materiales a precios más asequibles para las actividades diarias.

La búsqueda de proveedores puede hacerse de forma directa, comunicándose con los fabricantes, o consultando los avisos comerciales. Realmente; el proceso de encontrar el artículo correcto al precio ideal puede ser difícil. Es por ello que el trabajo realizado por el departamento de compras no debe ser desestimado. En algunos casos, puede que sea necesario realizar acuerdos en donde se hace necesario trabajar en conjunto con el proveedor para fabricar el artículo que se requiere.

En este departamento analiza con cuidado cuáles serán los contratos a negociar y evalúa el desempeño del proveedor; así como también el control de calidad. Se toma en cuenta diferentes factores como la reputación del proveedor, . Si ese es el caso podrán tomar en cuenta sí cuentan con las certificaciones necesarias que demuestran que cumplen con los objetivos de rendimiento.

Para que lleve a cabo sus labores en el departamento de compras se deben de tener actualizadas todas las leyes aplicables a los procesos de compras. Es necesario entender que para las empresas privadas y públicas hay leyes estatales y federales que regulan estos procesos de diferentes maneras.

proveedores de compras

Controles de costos y contabilidad

Las personas que laboran en esta dependencia de compras son las encargadas de realizar el seguimiento de cada material que se haya comprado. Se encargan de la recepción y el pago a tiempo; por lo cual también supervisan todo el papeleo que genera el proceso de compra de suministros y materiales. Por lo tanto, el departamento trabaja de forma cercana con el departamento de administración. Igualmente, labora con el de contabilidad; ya que es necesario garantizar que el capital sea suficiente para comprar todos los artículos necesarios.

También; ocurre que este departamento debe garantizar que se están cumpliendo con las políticas con las cuales la norma rifle sus labores. De esta forma, antes de realizar cualquier tipo de compra es necesario asegurarse de que se están respetando los protocolos de compra y aprobación de presupuestos. Es necesario desarrollar planificación estratégica, ya que este departamento asume un rol  importante y vital a nivel empresarial.

Todas las empresas son distintas y es por ello que pueden requerir de artículos especializados, o simplemente aquellos que pueden ser comprados a granel. Los departamentos de compras deben determinar cuáles son las ofertas más convenientes. Este peculiar departamento es el responsable de todos los aspectos relacionados con el proceso de licitación.  Por lo tanto, siempre está activo. ¡Toda empresa está relacionando compras y suministros a cada instante! ¡Es una labor que jamás se detiene!

Otro de los trabajos más importantes del departamento de  las compras es garantizar el estricto control de los costos generales de toda la empresa. Esta es una actividad que se puede  hacer de diferentes formas; como por ejemplo al aumentar el tamaño de las entregas o pagando a tiempo a los proveedores para tener crédito y confianza. En los últimos tiempos, una práctica común es realizar pedidos en línea facilitando el proceso.

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