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Cuentas Anuales. Qué son y para qué sirven

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En este post vamos a hablar de las cuentas anuales. Se trata de un término muy usado en la administración. Estas cuentas son de gran importancia para quienes se encargan de atender estados financieros. Por ese motivo, queremos hablar sobre ellas de manera que nuestros lectores las conozcan y las sepan usar. Igualmente, sucede que en ciertos aspectos económicos estas cuentas son tanto obligatorias como de estricto cumplimiento legal. Por ello, deseamos hablar de las mismas.

¿Qué son exactamente las cuentas anuales?

Antes que nada, es menester conceptualizarlas. ¿Qué significa este concepto? Pues, hay que dejar en claro que se trata de documentos que acopian la información de talante financiero de una empresa. Como su nombre lo indica, presenta un resumen anual de lo que tiene una compañía desde el punto de vista económico. En tal sentido, se suelen exigir año tras año desde el punto de vista jurídico. ¿Con qué intención se hace esto? Pues, para determinar rangos de impuestos así como la capacidad de una determinada empresa de asumir compromisos monetarios o contractuales.

¿Qué tipo de información aparece en estas cuentas anuales? Se trata de un acopio bastante amplio. No obstante, los documentos o secciones medulares de un informe de cuentas abarcan los siguientes aspectos:

  • Las cuentas de la empresa respecto a ganancias, pérdidas, así como cuentas por cobrar.
  • De los datos antes descritos se deriva el denominado balance de la empresa.
  • Las fluctuaciones del patrimonio neto.
  • El flujo de caja de la empresa, teniendo en cuenta lo que aún resta por cobrar y lo que le falta a la empresa por pagar.
  • Finalmente, una memoria descriptiva del estado financiero de la compañía.

Estas cuentas siempre se efectúan cada doce meses. Son como una suerte de retrato de la empresa. Solo en raras ocasiones, como cuando una compañía es liquidada,  estas cuentas se hacen en periodos menores a los 12 meses.

¿Para qué sirven estas cuentas anuales?

Primero  que nada, hay que dejar en claro que son de grandísima utilidad. Las personas pueden sacar mucho provecho de las mismas.  Sucede que estas cuentas son un panorama muy eficaz del comportamiento financiero de una empresa en el periodo de 12 meses.  En tal sentido permiten saber tres aspectos medulares que todo administrador y planificador amerita conocer:

1) Saber si la empresa genera pérdidas o ganancias durante el año estudiado. Esto se logra con el balance: un balance positivo es sinónimo de ganancia, un balance negativo equivale a pérdidas.

2) Saber cuánto gana la empresa. Es decir, si las ganancias son suficientes y justifican la inversión laboral. Una empresa con balance positivo pero pequeño, amerita cambiar sus estrategias para multiplicar su capacidad de generar riqueza.

3) Saber si la empresa está en descapitalización. O sea, que si bien tiene un balance positivo sucede que en el transcurso de los 12 meses la compañía ha ido mermando su capital y se prevé que en poco tiempo su balance pasar a expresarse de manera negativa.

Los datos antes indicados son esenciales para emprender una política financiera dentro de toda empresa. Por ello, es tan importante contar con las cuentas anuales. Insistimos en que se trata de una suerte de radiografía de la empresa.  Por ende, es una suerte de herramienta para el diagnóstico financiero.

Vale de decirse que hay otras razones para hacer estas cuentas además de las ya mencionadas. Estas se refieran a que las mismas deben ser presentadas de manera obligatoria en ciertos casos. Al respecto, hacemos algunas consideraciones en los párrafos a continuación.

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¿Quiénes están obligados a elaborar y presentar sus cuentas anuales?

Sucede que estas cuentas no son sólo para uso interno de las compañías. Acontece que igualmente son un requerimiento legal. Estas cuentas han de presentarse anualmente ante el Registro Mercantil. Se aduce que es un requisito necesario en los siguientes casos:

  • Todas las sociedades anónimas.
  • Los denominados fondos de pensiones.
  • Las PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas).
  • Las sociedades que tienen responsabilidades ilimitadas.
  • Sociedades conformadas por diversos accionistas.
  • Todas las sociedades extranjeras que tengan alguna sociedad en territorio español.

Como se puede apreciar, es amplia la gama de empresa que tiene la obligación de presentar estas cuentas. Por ello, es necesario saber hacerlas. En dado caso, la clave está en conocer y dominar la técnica de elaboración de cada uno de los documentos que integran las cuentas. Sobre este asunto, se versan los siguientes parágrafos del presente texto.

Los documentos que las  conforman

Toca ahora hablar de cada una de las partes de integran estas cuentas. Se trata de presentar ante los lectores una descripción pormenorizada. Por ello, hemos decidido presentar a continuación una lista donde cada ítem se presenta de la manera más clara posible:

•El balance:

Este es un esquema donde se presentan datos respecto a dos variables esenciales: Los Bienes y Las Obligaciones. De la combinación de este par de aspectos se deduce si una empresa cuenta con un balance de signo  positivo o un balance de signo negativo.

Se definen los bienes como todo lo que integra el patrimonio de una empresa, el dinero que posee en sus cuentas, así como sus derechos a cobrar y por ende a tener capital adicional.  Los bienes también suelen recibir el nombre de Activos. Por su parte, ocurre que las obligaciones son pagos o deudas pendientes y también es común que tengan el apelativo de Pasivos.

El resultado de la resta entre los Activos y los Pasivos es lo que determina el balance de una compañía.  Lo ideal es que los Bienes (Activos) sean mayores que las Obligaciones (Pasivos) para que el balance ostente un signo positivo.

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•La cuenta de pérdidas y de ganancias:

Es la mejor manera de saber el performance económico de una empresa en un lapso de 12 meses. Es bastante simple de calcular. Se obtiene haciendo la diferencia entre los ingresos y los egresos de la compañía.  Esto se logra conociendo dos variables esenciales para realizar este cómputo: las Ganancias y las Pérdidas.

Por Ganancias se entiende todas las ventas, servicios prestados y hasta las subvenciones. En el caso de las pérdidas, se trata de una categoría que abarca la nómina de empleados, los gastos en general y los suministros varios.

•Los cambios en el patrimonio neto

En esta sección de las cuentas anuales se acopia información referente a los aumentos de capital, las reservas, la comparación de la empresa con el balance el año anterior, las subvenciones y otros aspectos que muestran más cualidad que la cantidad monetaria del patrimonio.

•El flujo de efectivo

Muestra como se ha generado el efectivo y las ganancias. Muestra las operaciones que han desencadenado mayor cantidad de ingresos, así como las que generan salida del efectivo.

•La memoria de las cuentas finales

Se trata de un informe final, una suerte de síntesis de toda la cuenta anual. Ideal para tener un panorama de la actividad financiera de la empresa.

Con los ítems que acabamos de describir (balance, las pérdidas y ganancias cambios en el patrimonio neto, flujo final y memoria de síntesis) se arma completa la cuenta anual de la compañía. Cada uno de estos ítems debe estar bien elabora, de manera de cumplir así con el respectivo trámite legal.

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