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Qué es el control interno contable y cómo se realiza?

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Para que una empresa pueda tener un control de las operaciones que se llevan a cabo, es necesario el control interno contable. Asimismo, para garantizar la calidad y así también vigilar cuales son las debilidades administrativas.

De esta forma, se puede reaccionar a tiempo ante cualquier tipo de problema operacional o comercial para mantenerse funcionando sin problemas. Este tipo de control proporciona toda la información relacionada con el sistema interno, ayudando así a garantizar que todo funcione correctamente.

Para que un control de este tipo se pueda realizar, es necesario implementar cualquier tipo de métodos de monitoreo o cualquier procedimiento que pueda ser requerido. Si se analiza, se diseña y se implementa un plan de control adaptado a las necesidades de la empresa; es posible evitar problemas o sucesos inesperados que eviten la productividad.

¿Qué es un control interno contable para una empresa?

Toda empresa requiere de un control interno independientemente de su naturaleza. Es por ello que se vale de cualquier procedimiento que le ayude a mantener una buena fluidez en su estado financiero. Es necesario implementar este tipo de controles para asegurar proteger una empresa de cualquier tipo de fraude.

La evaluación de posibles riesgos y el análisis de información son procedimientos de control que ayudan a que el personal se capacite de mejor forma, para que trabaje de forma más eficiente. Usualmente; se emplean controles mediante la implementación de políticas y procedimientos que ayudan a garantizar la confiabilidad y la precisión.

Los jefes no pueden tomar decisiones si no es que antes han corroborado la información que han recibido de los procedimientos. Es por eso que un control interno contable puede estar constituido por varias facetas diseñadas para prevenir cualquier fraude, así como para identificar errores antes de que se conviertan en problemas que serán más difíciles de resolver al no detectarse a tiempo.

Las políticas y procedimientos utilizados durante este control, si están bien diseñados, pueden a asegurar la confiabilidad e integridad de la información financiera. Se puede obtener información más precisa y completa de todas las operaciones comerciales gracias a este tipo de controles.

De igual forma, se garantiza que se está cumpliendo con todas las leyes y regulaciones que afectan las operaciones del negocio. La eficiencia y efectividad de las operaciones dependen, en parte, de la realización de este control interno cada cierto período. Se puede administrar de mejor forma el cumplimiento de todas las metas y objetivos que se desean alcanzar. Por ello, tanto el área administrativa y los recursos humanos de una empresa deben supervisar los logros de las metas y los objetivos operativos.

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¿Cómo se puede realizar un control interno contable?

Es importante monitorear cada proceso para poder evaluar la calidad. Todos los sistemas internos pueden ser manejados mediante la combinación de actividades de monitoreo continuo. Al mantener una estrecha relación con los jefes de área; es posible identificar cualquier variación o imprecisión en la información y métodos reportados.

Mediante la implementación de sistemas de información, se puede identificar, procesar y distribuir cualquier información financiera. En la actualidad, las empresas suelen utilizar tecnologías independientes en forma de aplicaciones.

Tales tecnologías ayudan a facilitar la comunicación y el ingreso de datos de una manera más ordenada. Es así como todas las actividades que llevan a cabo en la gerencia, o los empleados, quedan registrados. Estos son datos muy útiles para las empresas más grandes; ya que al integrarlos la gerencia podrá estar al tanto de cada empleado y proceso al momento.

Las herramientas con las cuales trabajarán los encargados de llevar a cabo el control interno contable son: 1) la presentación de informes y 2) la realización de auditorías periódicas. Cuando se separa los deberes de cada empleado o sector es más fácil analizar su rendimiento y también es posible evitar que se cometan errores o actos fraudulentos.

Cuando una empresa tiene un sistema automatizado, es más fácil tener lo datos para hacer el control interno. Es así como se puede analizar quiénes y cuántos accesos autorizados se han registrado, la producción y tener la información que permita saber las causas de errores.  

Se recomienda el uso de documentos en formatos estándar, lo cual ayuda a facilitar la revisión de cada registro y de esta forma  buscar las fuentes que permitan entender el funcionamiento de una empresa. Si no se estandarizan los documentos, entonces se puede hacer que cualquier elemento discrepancia pase desapercibido o mal interpretado.

Sigue siendo más rentable utilizar auditorías físicas del inventario de materiales. Haciendo acto de presencia dentro de las instalaciones de una empresa, se puede revelar las discrepancias; así como detectar la necesidad de plantear proyectos más grandes que ayuden a mejorar la eficiencia. Estas visitas se pueden realizar de forma anual o trimestral, ello depende de cada situación.

¿Por qué es necesario tener un control interno contable en una empresa?

Hay que evitar todo posible escenario en donde la falta de un control interno pueda generar dificultades financieras. No obstante, estos controles no solo deben ser monetarios, sino también de supervisión operativa.

Por ejemplos: si el personal de recursos humanos recibe información de la administración en donde se les presiona para que los empleados trabajen bajo mayor carga o tiempo, entonces ocurre un desajuste en el que ninguna regla ayudará a protegerlos para que no trabajen más tiempo del estipulado en su contrato. Esto hace que se generen molestias en el personal, que luego pueden desencadenar protestas que retrasan la producción.

Este ayuda a identificar y analizar cuáles son los riesgos financieros más importantes. Estos riesgos suelen estar asociados con la gerencia y la eficiencia, ya que ambos afectan un enormemente el funcionamiento general de toda la producción. Se puede determinar si hay mayor cantidad de errores humanos o no, al tiempo que es posible saber si hay transacciones incorrectas o pérdidas.

Ante un control interno contable se debe emplear a los gerentes que tienen la autoridad de realizar acciones y cuya responsabilidad es mayor. Ciertos tipos de transacciones analizadas y aprobadas por ellos permiten realizar un seguimiento. De esta manera, se puede evitar que empleados que no han sido habilitados para estas funciones realicen grandes cambios u otras acciones fraudulentas.

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