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Cómo llevar la contabilidad de empresas. Plantilla excel de ejemplo

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“Cuentas claras conservan amistades” reza el refrán, y al igual que muchos, la frase encierra un grato consejo digno de tener presente en nuestro diario vivir. En esta nueva era llena de emprendimientos y altos niveles de pasión, nos puede parecer extremadamente aburrido tener que anotar y poseer una planificación de nuestras tareas y, como si fuera poco, vernos en la obligación de llevar el control de las cuentas del negocio. Este proceso conocido como contabilidad, es obligatorio y necesario en toda empresa sea del tamaño que sea. En los siguientes párrafos, se darán algunos conceptos y trucos que de seguro ayudarán a más de un emprendedor.

No se podría empezar de otra manera que aludiendo al concepto de esta acción ¿A qué se refiere? Es la rama de la matemática encargada de registrar todos los movimientos económicos de un negocio, lo que entra y lo que sale, los egresos y los ingresos. La finalidad, es llevar el control del capital de la empresa y así, conocer el estado actual de la misma. Además, da la posibilidad de presentar en todo momento el estado de las cuentas de forma simple y ordenada. Para esto, es necesario que la empresa guarde un respaldo de todos los movimientos que realiza, como las facturas, los préstamos, la cantidad de mercancía, etcétera.

Si estamos iniciando y es un negocio sumamente pequeño, se pueden tomar ciertas libertades a la hora de tomar el registro contable, ya que es la etapa de experimentación donde no sabemos si el emprendimiento sobreviva a los primeros seis meses o al año. No obstante, en España tenemos al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas quien dictamina el modus operandi de las acciones contables en las empresas que militen dentro del país. Estas normas no son estrictas pero sí un punto muy importante a la hora de llevar el balance de la mejor manera posible. En su mayoría, la información a presentar se sacará de allí.

¿Cómo se empieza a llevar la contabilidad de empresas?

Comúnmente la contabilidad de empresas se suele llevar en libros, cada uno con un nombre y una finalidad distinta. A pesar de que cada empresa es única y habrán algunos que apliquen para unas y otras no, existe una pequeña serie de libros que son obligatorios a la hora de llevar las cuentas. De forma rápida y sencilla, se tiene el libro de ingresos, en donde se anotan todas las entradas que se hayan obtenido, el libro de gastos, los egresos con sus respectivos respaldos, el libro de inversión donde se anotan todos los activos que se van adquiriendo y el libro de fondos y suplidos, donde se escriben los cambios efectuados sobre los fondos de la empresa y además se añaden los suplidos de los clientes que interactúen con el negocio.

Adicionalmente, se lleva un libro diario que registra de forma cronológica pero un poco más generalizada que los anteriores, todos los movimientos hechos por la empresa y, el libro de inventario y balances, que lleva control de la cantidad de la mercancía disponible y el estado de la misma. Ambos deben ser llevados con suma cautela porque al final de mes las cuentas deben coincidir y todos los libros deben ser coherentes.

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Sugerencias sobre cómo llevar la contabilidad de un negocio chico

Lo primero y quizás más importante, es que se guarde un justificante de cada operación realizada por la empresa, por muy pequeña que esta sea, ya que sin un correcto justificante no se podrá dar peso a lo que se anote en la contabilidad, por muy ordenada y bonita que esta sea.

Lo segundo es que hagas uso del libro diario y quizás del libro mayor. El primero es obligatorio por la ley y allí se debe registrar bajo un formato (debe y haber) los ingresos y los egresos del negocio. Se recomienda llevarlo por mes aunque existen negocios pequeños que no realizan tantas operaciones, estos hacen los registros por trimestres. Independientemente de la cantidad y frecuencia de las operaciones, se deben ordenar cronológicamente para facilitar el control del registro. Esto es crucial ya que cada trimestre se debe declarar ante Hacienda los montos fiscales correspondientes a la fecha, así que es de suma importancia llevar anotado todo lo concerniente a las cuentas.

Lo tercero y quizás más obvio pero menos atendido, es que se debe actualizar diariamente los registros contables, con la finalidad de ahorrar tiempo y evitar problemas que se puedan generar por anotaciones o cuentas mal sacadas. Lo recomendable es sacar algo de tiempo al día para verificar las facturas y pagos, para así tener certeza de que las anotaciones son las correctas. De no poder hacerlo todos los días, al menos actualizar a final de la semana.

Proceso general a la hora de registrarla en tu negocio

Cada persona tiene su propia manera de hacer las cosas, eso la distingue del resto dotándola de personalidad. Sin embargo, a la hora de trabajar muchas veces toca hacer un lado ciertos rasgos y aceptar los procesos establecidos ya que muchas veces son la mejor manera de hacer las cosas. xisten pasos que sistematizan el proceso, se podría decir de forma muy generalizada que son: Recopilar, asentar, cuadre de bancos y verificación.

Para explicar cada uno de ellos, es necesario hablar acerca de los asientos contables. A lo largo del artículo se ha expuesto la idea de registrar cada operación hecha pero nunca se le dio un nombre. Estas operaciones son consideradas asientos contables y en gran medida, es el corazón de la acción contable. Se trata de escribir la operación realizada, con su fecha y respectivos montos. Generalmente se habla de asientos cuando se refiere al libro diario, sin embargo, el término se expande a cada apunte hecho a modo de registro en un libro contable, sea cual fuese.

El primero de los pasos es reunir toda la información pertinente a los movimientos de la empresa, los ingresos y los egresos, así como los respectivos justificativos de los mismos. A esta parte del proceso se le denomina Recopilación y su principal característica es que obliga a la persona a ser ordenada con los documentos y los datos del negocio. En este punto aún no se ha escrito nada, pero es importante que se tenga, por ejemplo, una carpeta con todas las facturas del mes, otra con los cheques, etc. Una organización que no tenga orden y claridad en la parte contable es una organización que tiende al fracaso.

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Una vez hecho el primer paso, se procede a realizar los asientos contables. Como se dijo en el párrafo anterior, estos asientos permiten anotar con detalle los movimientos hechos y así, llevar la contabilidad en forma cronológica y ordenada. Estos asientos se escriben en los libros contables y se sugiere hacerlos cuando las operaciones ya estén claras y contenidas, nunca anotar algo “que estamos seguros vamos a cobrar”. Todo, absolutamente todo, debe estar justificado y respaldado por documentos fiscales. Quizás sea la parte más tediosa del proceso, pero por lejos es la más importante.

El tercero de los pasos se le denomina el cuadre de bancos, algunos autores utilizan el término conciliación pero trata de lo mismo. Es una comparativa hecha entre el saldo en la cuenta corriente de la empresa y los ajustes que el banco realiza sobre la cuenta. Es un paso que a veces se omite pero sumamente importante si se quiere hacer un balance completo. Lo importante es hacer seguimiento a los movimientos que el banco realiza por medio del extracto bancario mes a mes sobre la cuenta de la empresa, que puede hacer ahorro o corriente.

El último paso es el de verificación y se trata de revisar cada una de las cuentas con respecto a sus justificantes. Se suele hacer a final de mes y procura esclarecer dudas o errores sobre los números económicos del negocio.

Por muy complicado que todo esto suene, una vez se aprende lo básico, el proceso se torna sumamente simple. En la actualidad tenemos la ventaja de contar con múltiples programas y dispositivos informáticos que facilitan el trabajo en gran medida. Sólo basta con ingresar en el buscador del programa la fecha a buscar y automáticamente aparecerán todos los movimientos del día. Además, de contar con muchas otras opciones, estos programas pueden trabajar incluso a distancia y almacenando la información en la nube ¡una auténtica pasada!

En resumen, llevar acciones contables puede ser agobiante y tedioso, en especial sino estamos acostumbrados al orden ni a llevar registro de todas las acciones realizadas. Sin embargo, son de las cosas primordiales si se quiere progresar y aspirar al éxito empresarial. Cada quien posee una forma única y particular de hacer las cosas, pero, existen recomendaciones inteligentes a seguir, como el hecho de dedicar un registro para los egresos y otro para los ingresos, almacenar todos los documentos que respalden la información de forma separada (por ejemplo en carpetas clasificadas), nunca olvidar los pequeños gastos ni el patrimonio y sobre todo, nunca cuadrar las cuentas a beneficio personal y olvidando el beneficio empresarial.

Para información más detallada se recomienda revisar la normativa publicada en España por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas o, en su defecto, consultar a un contador experto en el área.

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