Facturaci贸n

驴C贸mo hacer una factura?

c贸mo hacer una factura

Una factura es un documento mercantil, donde se refleja la descripci贸n del producto o servicio prestado, y el importe del mismo. Este documento fiscal establece las condiciones en las que se desarrollan las transacciones compra-venta, y de por s铆 establece un acuerdo entre las partes involucradas.

La realizaci贸n de una factura sigue en conjunto de lineamientos, y debemos ajustarnos a ellos, ya que su implicaci贸n en el aspecto fiscal puede acarrear severas sanciones de parte de Hacienda.

Los elementos que debemos reflejar en una factura incluyen: datos del prestador del servicio o vendedor, datos de comprador o persona objeto, precio unitario, precio total, descuentos aplicados e impuestos aplicables a ella.

C贸mo hacer una factura en Excel

Microsoft Excel es un programa que en su interfaz nos provee una hoja de c谩lculo, la cual podemos someter a modificaciones, desarrollando formatos que se ajusten a lo que requerimos.

  1. Lo primero que debemos hacer es delimitar la secci贸n de nuestra factura. Para ello, lo primero que debemos hacer es irnos a zona de la interfaz inferior izquierda, y seleccionamos la modalidad 鈥渄ise帽o de p谩gina鈥, de esta forma garantizamos que todo el trabajo que efectuaremos se ajusta al formato de impresi贸n.
  2. Seleccionamos el 谩rea que va a abarcar la factura, en este paso, el lineamiento de su extensi贸n es establecido por las caracter铆sticas propias del producto y gustos personales de quien la elabora. Lo importante es que el tama帽o permita especificar todos los elementos exigidos.
  3. Elaboramos el membrete con los datos del proveedor del servicio. Los detalles de forma dependen del gusto personal, puedes centrar, o colocar justificado a la izquierda (La opci贸n de combinaci贸n de celdas, ubicada en la parte superior izquierda central de la barra de herramientas puede serte de gran utilidad). Lo importante es que incluyas los siguientes datos:
  • N煤mero de factura (Debe ser correlativa).
  • Lugar y fecha de la emisi贸n de la factura.
  • Nombres y apellidos del vendedor.
  • NIF.
  • Datos de contacto: n煤mero telef贸nico, correo electr贸nico.

Para personalizar la factura, puedes agregar un color de fondo al membrete, y delimitar la informaci贸n con bordes, esto te permitir谩 presentar la informaci贸n con orden.

  1. Datos del cliente. Debemos delimitar una zona donde ubiquemos los datos del cliente:
  • Nombre y apellidos
  • NIF
  • Direcci贸n
  • Datos de contacto: direcci贸n y correo electr贸nico

c贸mo hacer una factura electr贸nica y onlineAl igual que en el apartado anterior, puedes valerte de las herramientas de relleno de contornos, delimitaci贸n de bordes y tipo de fuente, para personalizar la factura a tu gusto.

  1. Detalle producto/costo: Ahora definimos la secci贸n donde detallamos el producto y su valoraci贸n. Delimitamos la zona, considerando que 鈥渆l concepto鈥 es donde expresamos el detalle de la producto o servicio, por lo tanto, debemos darle un buen espacio. A su derecha declaramos el 鈥渋mporte鈥.

Una t茅cnica para evitar que la lectura de la factura se haga tediosa es el proceder a alternar colores entre celdas.

En la casilla base imponible, haremos una operaci贸n de SUMA, de manera que se vean reflejadas en ella la sumatoria del producto. Para ello:

  • Hacemos clic en fx (Insertar funci贸n)
  • Seleccionamos 鈥淪UMA鈥
  • Escogemos toda la fila correspondiente al importe
  1. Finalmente incluimos los detalles de totalizaci贸n que incluye la sumatoria del importe de los productos (subtotal), impuesto al valor a帽adido (IVA), retenciones, descuentos y finalmente la totalizaci贸n.

IVA y retenci贸n: En Excel debemos acceder a la funci贸n PRODUCTO (haciendo clic en fx), y seleccionamos la casilla con la sumatoria de la base imponible y la multiplicamos por la casilla donde vaciamos el IVA (debe colocarse en porcentaje)

En caso de no desear seguir todo este procedimiento, existe una forma abreviada, en la que simplemente debes seleccionar el 铆cono de la lupa que sale en la barra de herramientas (en la parte superior izquierda), y all铆 escribes facturas, y Excel te mostrar谩 una serie de plantillas que puedes escoger. Para elaborar tu factura mediante esta metodolog铆a, debes tener conexi贸n a internet.

C贸mo hacer una factura proforma

La factura proforma puede considerarse como un preliminar a la factura definitiva. Este documento contiene todos los detalles con los que posteriormente se realizar谩 la factura definitiva.

Este documento informativo, tiene como requisito fundamental, el incluir la palabra 鈥淧ROFORMA鈥 en el membrete de una forma muy visible, de modo que no creen confusiones con las facturas reales. Este documento le permite al cliente evaluar la oferta del vendedor, en una forma clara.

Si vas a realizar una factura de este tipo debes incluir:

  • Encabezado donde se establezca en forma clara que se trata de una factura PROFORMA.
  • Identificaci贸n del proveedor del servicio (Nombre, NIF, direcci贸n y datos de contacto).
  • Identificaci贸n del cliente.
  • Datos del producto y su importe.
  • Cantidad total a ser cancelada por el cliente.

Puedes hacer uso de Microsoft Excel, siguiendo una metodolog铆a an谩loga a la explicada en el apartado anterior, pero ajustando los datos correspondientes al modelo proforma.

C贸mo hacer una factura electr贸nica

Una factura electr贸nica sustituye el m茅todo tradicional de facturaci贸n en el que, para la emisi贸n del comprobante, se requer铆a la impresi贸n de la misma.

Formatos generados

  • Documento XML: Es un formato de firma electr贸nica, el cual le da al remitente un acuse de recibido para respaldar la operaci贸n.
  • Documento PDF: Permite la emisi贸n de la factura en forma visual, sin respaldo de firmas.c贸mo hacer una factura con excel

Elaborar y enviar una factura electr贸nica

Primero que nada, debemos aclarar que existen tres maneras de generar una factura electr贸nica:

  • A trav茅s de un programa inform谩tico dise帽ado para este fin.
  • A trav茅s de un intermediario que preste el servicio.
  • Elaboraci贸n de la factura por parte del cliente (autofacturaci贸n).

Programa de facturaci贸n Facturae

Existen programas desarrollados por empresas privadas, a los cuales puedes acceder tanto en forma gratuita, como mediante el pago de un membres铆a, sin embargo, existe una aplicaci贸n que fue desarrollada por el gobierno de industria, energ铆a y turismo, y consiste en una interface a la que el usuario puede acceder en forma gratuita a trav茅s del portal 鈥渇acturae.gob鈥.

  1. Descargar programa en el portal facturae, a trav茅s de la opci贸n descarga de aplicaci贸n de escritorio. Una vez all铆 debes seleccionar la modalidad que se ajuste a tu sistema operativo (Linux, MacOS, Windows).
  2. Darse de alta como proveedor de la administraci贸n que generar谩 las facturas en la base de datos de la plataforma FAce (se recomienda el uso del navegador Yahoo).
  • Clic en la pesta帽a proveedores.
  • Seleccione opci贸n 鈥渁lta en nuevos proveedores鈥 (se requiere la instalaci贸n de un certificado digital que identifique la autenticidad de la empresa o aut贸nomo, el mismo es otorgado por la agencia tributaria).
  • Llenar datos en formulario generado.
  • Clic en enviar: te debe dar un mensaje de que has sido dado de alta.
  1. Abrir el programa facturae, previamente descargado en la computadora.
  2. Ir a configuraci贸n de factura, y rellenar los datos correspondientes al smtp server de tu correo electr贸nico (lo puedes ubicar en Google). Y predeterminar el asunto con el que deseas que FAce identifique los env铆os.
  3. Seleccionar 鈥済enerar factura鈥, y debemos configurar el n煤mero de factura. Tambi茅n debemos completar los datos inherentes a una factura, como lo son la fecha de expedici贸n. Es importante acotar que solo los datos identificados con un asterisco son de car谩cter obligatorio.
  4. Insertar 鈥減ersona nueva鈥, y otorgamos los datos que nos solicita el formulario.
  5. Declarar concepto de la factura: en este paso se define el producto que ser谩 facturado.
  6. Luego especificamos el importe de IVA, y acto seguido se generar谩 el importe total.
  7. Ajustar datos de pago: Importe y descuentos. Tambi茅n aclaramos el tipo de pago (en caso de ser por transferencia especificar n煤mero de cuenta).
  8. Finalmente seleccionamos la opci贸n 鈥渇irmar鈥. Mediante esta opci贸n se carga directamente a la plataforma FAce, carg谩ndose en el historial de 鈥渆mitidos鈥.

Dejar un comentario