Este documento asociado al impuesto sobre la renta de personas físicas es absolutamente necesario en el trámite de declaración de impuestos, ya que constituye una constancia de que realizamos retenciones por concepto del IRPF a un cliente.
Las retenciones son montos asumidos por las empresas al generar una factura, es decir son impuestos establecidos sobre las transacciones que la empresa debe declarar ante Hacienda. Por lo tanto las retenciones constituyen anticipos que no deberemos volver a cancelar.
El certificado de retenciones, es la herramienta que disponemos a mano para demostrar a Hacienda los anticipos que hemos generado por concepto de las distintas transacciones generadas.
Si andas organizando tu papeleo, y aún te sientes un poco desorientado, continúa leyendo, en este artículo te proporcionaremos toda la información que necesitas sobre el certificado.
¿De qué se trata el certificado de retenciones?
Para explicarte a mayor detalle en qué consiste este certificado consideraremos a modo de ejemplo que prestaste un servicio por un total (base imponible) de 300 euros. Cuando tú realizas la facturación a tu cliente, sobre el monto equivalente al valor del producto (o servicio) debes aplicar un descuento por concepto de impuestos. En este caso, se trata de un 19% correspondiente a las retenciones.
Tal vez nunca te habías detenido a pensar en esto, quizás simplemente te sentiste enojado por ese 19% que fue descontado de la transacción. Sin embargo, recuerda que esos 57 euros, correspondientes a la retención al 19%, posteriormente deben ser ingresados a Hacienda por el mismo concepto. En pocas palabras, se trata de un dinero que no pertenece a ninguna de las partes, sino que es un monto que debemos declarar por haber efectuado la transacción. Adicional a esto, está el hecho, de que será la empresa a la que aplicaste la retención la que realice el trámite de pago en Hacienda por nosotros. Lo único que debemos hacer, es presentar una constancia de las retenciones que hemos debitado, y es aquí donde entra en juego el certificado de retenciones.
El certificado de retenciones a cuenta del IRPF es de carácter obligatorio, por si acaso pensabas que se trataba de un trámite opcional, y consiste en una acreditación de todas las retenciones de las que hemos sido objeto. Esto le permite a Hacienda certificar que el proveedor de bienes o servicios que nos practicó la retención ingresó el pago en el ente tributario. Por tal motivo debes acudir ante la empresa y solicitar el documento, de que el pago por concepto de nuestra retención fue efectuado. Este debe ser certificado, y la empresa debe firmarlo y sellarlo para darle validez.
¿Qué podemos encontrar en un certificado ?
Los justificantes de ingresos de las empresas muestran los importes que ya han sido abonados, por lo tanto si aún no se ha cancelado la deuda no se reflejará el movimiento en el documento.
Estos certificados demuestran en su estructura que se han recibido determinados ingresos. Es el deber de la empresa sobre la que recae la retención el entregar el documento que certifica que ha debitado el pago, en esta planilla se certifica el monto correspondiente al importe íntegro satisfecho, y el valor neto de las retenciones aplicadas. Igualmente deben figurar los datos del perceptor y los datos de la entidad o empresa que asume el pago.
Solicitar el certificado de retenciones
Como ya se ha establecido, es la empresa sobre la que se ha practicado la retención ante la que debes hacer la solicitud del certificado de retención a cuenta de calcular el IRPF. Debes considerar que en el mes de enero, Hacienda envía a las empresas los documentos que contienen los resúmenes de las retenciones que fueron aplicadas a lo largo del año. Los pagos por el concepto de este impuesto deben efectuarse en forma trimestral (uso del modelo 180).
Una vez efectuada la presentación y Hacienda emite los comprobantes, puedes realizar la solicitud. Si has trabajado con clientes diferentes, entonces debes presentar tres comprobantes diferentes, ya que no existe un documento global que muestre las diferentes retenciones practicadas por una misma persona. Es parte del trabajo de cada uno realizar la recopilación de documentos y presentarlos ante el organismo tributario.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si la empresa no existe o no nos proporciona la información? No te alarmes, la solución es sencilla y rápida, simplemente debes dirigirte a Hacienda y comunicar tu caso, y allí ellos te emitirán una certificación.
Si eres una persona que presentó el modelo 130, declarando que no se le han efectuado retenciones, ninguna empresa ha efectuado pagos por ti, y por ello no tienes que presentar el certificado (no tienes pagos anticipados que declarar).
Para el caso de personas que no generan ingresos, se debe acudir de igual manera al organismo tributario a solicitar constancia de ello.
Existe otro caso particular, y es el que ocupa a las personas que son empleados domésticos, en este particular, pese a que se efectúa un trabajo formal no se presta servicio a una empresa formal, por lo que en la mayoría de los casos las personas que se desempeñan en esta rama, no son objeto de retenciones y no pueden recibir el certificado.
¿Qué sucede en el caso de las retenciones por concepto de alquiler? En este caso, la persona o empresa que te presta el servicio de alquiler debe proveerte de este certificado, detallando las retenciones que te ha efectuado.
¿Por qué es importante tener este documento de certificación?
Porque nos permite hacer la comprobación de que la información que nos entrega Hacienda en el documento preliminar al pago del impuesto sobre la renta es correcta, de esta manera podemos constatar nosotros mismos que la información concerniente a la declaración es veraz.
Es nuestra responsabilidad la certificación de que no se cometan errores, además llevar el orden en nuestro papeleo fiscal nos permite ejercer el control sobre el proceso de declaración de tributos.
