Facturación

¿Puedo anular una factura después de haberla emitido?

anular una factura

Los errores en la emisión de una factura pueden presentarse hasta en las electrónicas, nada está excepto de una falla. A pesar de los avances de la tecnología, en la redacción se pueden llegar a omitir o errar en renglones donde se debe especificar; impuestos, precios, cantidad de artículos, o simplemente  se escapan datos personales del comprador o de la empresa, ante esta eventualidad, es ilegal intentar generar otra, debes saber cómo anular una factura del sistema y te liberarás de futuros problemas a la hora de pagar el crédito fiscal.

Requisitos para anular una factura

Como hemos mencionado, existen normativas que regulan el proceso para anular una factura emitida, se debe presentar la original y copia del documento y sellar como nula, el proceso resulta actualmente más simple, ya que en la mayoría de los establecimientos se emiten facturas electrónicas, así que, para completar la gestión solo bastará con acordar con el receptor y solicitar la nota de crédito o rectificación de factura en algunos de los casos.

El proceso es automatizado, así como el software emite la factura está en la posibilidad de generar en un tiempo similar la nota de crédito donde debe indicar qué es la anulación de una factura. A esta nota se le asigna un número que debe ser sistemático y que le sigue al último de la factura emitida, siempre haciendo referencia a dígito de la factura anulada.  

Otro de los pasos que no  se debe obviar es archivar la factura anulada, deben registrarse en el libro correspondiente del negocio para fines contables, también para declarar o pagar los impuestos y una que se le debe entregar al comprador firmada y sellada como nota de crédito, ya que también le corresponde para sus trámites tributarios.

Una debilidad en el proceso puede ser que el software no te da la opción de emitir notas de créditos, inconveniente que debe ser solventado por el sistema de soporte contable con el fin de evitar desórdenes en la contabilidad de las empresas.   

Anular una factura con una nota de crédito

Lo primero que se debes saber es que se anulan las facturas a través de una nota de crédito, el procedimiento es totalmente fácil, los sistemas de facturación están en su mayoría adecuados para recibir esta solicitud del facturador.

Mediante la nota de crédito se puede anular, modificar la factura que fue emitida con un dato errado, que aunque parece inocente puede afectar directamente en la contabilidad de la empresa y también en los cálculos fiscales tanto del emisor como del receptor.

Es probable que el receptor no se haya detenido a observar el error a simple vista, por lo que, muy posiblemente se remita al establecimiento comercial a solicitarla, es conveniente que se tenga claro que ambas partes tienen un lapso o plazo para hacer la anulación de la factura. En este tiempo, se puede emitir una nota de crédito que anula la factura de inmediato o durante el mes siguiente de su emisión.

como anular una factura electrónica emitida

Anular no es lo mismo que rectificar  

Otro término muy común tras equivocarse en la emisión de una factura es el de rectificar la factura, la declaración de una rectificación no es lo mismo que anularla. La rectificación se presenta en escenarios donde los motivos fueron la numeración errada de la factura inicial, errores en los datos que van desde los personales del receptor hasta conceptos de compra e impuestos.

Con esto se explica que al observar algunos de estos errores, se debe emitir una factura que sustituye a la anterior, en ella también se debe marcar que se trata de una rectificativa y que tendrá una serie numérica diferente a la anterior, pero con los datos acertados. Con esta explicación, queda claro que la solicitud de anulación de una factura se debe a escenarios opuestos a los expuestos.

Errores más comunes en la facturación

Este proceso es uno de los más tomados en cuenta en la contabilidad de las empresas, los errores suelen ser un tema muy tocado en las reuniones contables, sobre todo si este representa una pérdida económica en el negocio o hasta en su imagen. En adelante conocerán las faltas más comunes en el momento de realizar una factura:   

Al colocar los datos: el emisor y el receptor deben de revisar bien la documentación que reciben o emiten para la realización de la factura, con esta observación se evitan los comunes errores que te llevan a emitir las notas de créditos o las facturas rectificadas.

Facturar tarde: la emisión de las facturas deben ser de inmediato, resultan muy recurrente estos errores, como no se cobran en el tiempo determinado se acumulan y terminan siendo una factura negativa para la empresa.

Faltan detalles en la factura: en este punto, es necesario completar todos los renglones de la factura, con esto se incluye el desglose de los impuestos, los costos y la cantidad de productos facturados.

No detallar la fecha de vencimiento, este dato parece sencillo, pero puede causar inconvenientes a la hora de ejercer reclamos por cancelaciones pendientes y por ende, obstaculiza el seguimiento contable que se le debe hacer a las facturas.

Cuando no se define el método de pago al cliente, en la factura se debe incluir la forma de cancelación por la que se regirá el cliente para el importe de la factura.

Si la factura no fue personalizada, deben de tener carácter propio, además resulta una estrategia de mercado para dar a conocer a la empresa y hasta mejorar la imagen si es necesario. Este dato no debe escaparse de una corporación, forma parte de la formalidad jurídica y legal las especificaciones del negocio que está facturando y cobrando un impuesto en algunos casos.

Errores ortográficos en la presentación de la factura, no solo la falta en la ortografía entra en este renglón, los tachones o enmiendas también dejan en mala representación a la marca o empresa que emite el documento de cobro.

No tener un archivo de las facturas, además de guardar las facturas que se han ejecutado se debe conservar una copia que sirva de garantía a la hora de un reclamo, tanto para el cliente como para la Agencia Tributaria.

Recomendaciones

Los errores que te pueden llevar a anular una factura emitida son muchos, pero la precaución y vigilancia puede evitar algunos, para que no sean reiterativos. Una de las mejores recomendaciones es contar con un programa de facturación online, que fueron ideados para disminuir los errores, así como, para tramitar las facturas de una manera más sencilla y óptima.

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