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Administración de cuentas por cobrar. Políticas y importancia

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Toda empresa debe someterse a una serie de políticas y procedimientos destinados a administrar cada una de las ventas efectuadas a crédito, a fin de llevar un mejor manejo y control de todas las facturas que aún no han sido pagadas, aunque ya se haya entregado el producto o realizado algún servicio.

Por cuentas por cobrar se entiende el dinero que los clientes le deben a un negocio después de haber efectuado una compra, considerando que muchas empresas ofrecen a sus consumidores la opción de adquirir sus productos a crédito. Al seguir una planificación estratégica, esta modalidad puede ser beneficiosa para ambas partes.

De tal manera que, este tipo de cuentas es pilar fundamental de las ventas y al administrarlas correctamente, se le puede sacar provecho a las ganancias a través del ingreso de efectivo. Hay casos de empresas que no saben cómo manejarlas y por ello tienen fallas con la liquidez, afectando el capital de trabajo al enfrentar serios problemas en las operaciones.

Por lo general, incluyen una evaluación de la solvencia del cliente y el riesgo que asume la empresa al optar a esta modalidad de pago. De allí, radica la importancia de establecer claramente las políticas del crédito, los términos y el acuerdo para abordar asertivamente el proceso de cobranza.

Cómo habilitar una política de cobranza

Hay una serie de recomendaciones destinadas a diseñar una política efectiva de cobranza de las cuentas por cobrar. Todo parte de una evaluación del historial crediticio y financiero, esto es esencial antes de aceptar un negocio, pues la solvencia y la liquidez a corto plazo son determinantes para evitar inconvenientes. Algunas empresas les solicitan a sus clientes referencias comerciales para conocer su historial con otras compañías.

Además, deben estar perfectamente claros los términos de pago, ya que la factibilidad surge al medir la rentabilidad que la transacción trae a la empresa. De esta forma, se establecen porcentajes en periodos de 10 a 30 días, luego de haber efectuado la facturación.

Ofrecer descuentos a los clientes responsables también es una estrategia para sacarle provecho a las cuentas, esto motiva en función de lograr el pago anticipado y así, optimizar el flujo de efectivo. La necesidad que se tenga en el flujo de caja determinará el equilibrio para conciliar con la clientela. Dichos descuentos deben ser atractivos para despertar el interés de los consumidores, pero al mismo tiempo al ser pequeños, no deberían impactar mucho en el margen de beneficio de la empresa.

 

Por otro lado, permitir varios métodos de pago puede agilizar el proceso de cobranza, considerando que en ocasiones, el retraso se debe a inconvenientes con este punto. Se pueden habilitar otras alternativas como por ejemplo, el pago electrónico por transferencia de banco a banco, que en estos tiempos es mucho más práctico y accesible.

Como la tecnología ha cambiado tanto la manera de hacer las cosas, ahora es posible emitir facturas electrónicas, pues se pueden escanear y enviar a los clientes directamente a sus correos electrónicos, evitando las demoras. Al enviarlas a tiempo, los clientes podrán anticiparse a la fecha de vencimiento y pagar oportunamente.

El proceso de cobranza puede agilizarse si se mantiene la comunicación directa, pues al estar al día con la contabilidad y con los soportes impresos, es mucho más fácil que todo fluya. Los asuntos pendientes deben tenerse en cuenta en una agenda y cuando se reciban los pagos, deben registrarse de inmediato, acreditando el saldo en las cuentas por cobrar, mientras se carga en la cuenta de efectivo.

En caso de enfrentar problemas con las cuentas morosas, lo mejor es acudir a agencias de cobranza, de modo que puedan recuperar todo o una parte de la fracción incobrable. Algunas empresas crean cuentas específicas para el manejo de las cuentas morosas, a las cuales denominan “provisiones para cuentas dudosas”, también les llaman “cuentas deudas incobrables”.

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Importancia

En la administración de las cuentas por cobrar deben fijarse una serie de objetivos, destinados a garantizar el flujo de efectivo y la liquidez, con el fin de realizar futuras inversiones y reducir al máximo el saldo pendiente. Es necesario implementar procedimientos para impulsar el potencial financiero de dichas cuentas.

Al mismo tiempo, es fundamental que se califique el crédito del cliente, supervisar a todos aquellos que constituyan un riesgo crediticio, detectar los atrasos y el vencimiento oportunamente y enfocarse siempre en los beneficios de la organización. Reducir las deudas incobrables es determinante, en aras de mantener excelentes relaciones profesionales y comerciales con la cartera de clientes, proyectando una muy buena imagen empresarial.

Si te interesa saber más sobre administración de cuentas por cobrar ejercicios resueltos, en la web podrás encontrar casos para saber cómo flexibilizar la política crediticia de una empresa, con el fin de ofrecer créditos a los clientes que tengan tras el análisis, calificación de riesgo alta. Con esta estrategia, se puede vender hasta un 20 por ciento más de la mercancía, si la misma se encuentra inactiva en almacén.

En tal sentido, se puede determinar si realmente resulta factible calcular la rentabilidad de un negocio generando ventas adicionales, en función de verificar si la suma es superior o inferior de la suma de las pérdidas producto de las deudas incobrables, aumentar el costo de la cobranza y medir el costo de oportunidad, si el mismo resulta mayor que el capital de trabajo que se encuentra estancado en las cuentas por cobrar durante mucho tiempo.

Una administración exitosa le permitirá a la empresa captar nuevos clientes potenciales y fidelizar a los ya existentes. Con frecuencia, las ventas a crédito tardan aproximadamente un año en convertirse en efectivo, son consideradas como activos circulantes. Evaluar un estándar de crédito, implica calcular el efecto directo que esto ocasiona en las ventas y en el costo de la inversión.

Vale la pena solicitar la asesoría de analistas financieros, con el objetivo de diseñar políticas eficientes de crédito y cobro para infundar la toma de decisiones, sometiendo el resultado de los análisis crediticios a un comité de revisión.

Apelar a otras modalidades de procedimiento de cobro puede ser útil, por ejemplo la emisión de comunicados formales para recordarle al cliente su obligación, el seguimiento a través de llamadas telefónicas, contratar una agencia de cobros o un abogado y en el peor de los casos, iniciar un procedimiento legal.

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