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Cómo se elabora el acta constitutiva de una empresa

acta constitutiva de una empresa

Por acta constitutiva, se entiende la redacción de un documento formal que aclara exactamente cuáles son los términos al momento de conformar una empresa. De esta forma, desde el principio, se define cuál va a ser su estructura, a cargo de quién estará, cuáles son los principios que la definen y quiénes serán sus integrantes.

Al momento de saber cómo hacer un acta constitutiva, evidentemente, todo depende del tipo de organización que se vaya a conformar. Al precisar ciertos parámetros, se le puede otorgar el poder a un socio, por lo cual termina siendo determinante a la hora de tomar decisiones. Como todo queda a discreción de sus miembros, hay ciertas cláusulas establecidas en la Ley que pueden ir acompañadas por otros aspectos que los socios deseen agregar.

Cabe resaltar que en función de los intereses de la organización y de la integridad de sus miembros, es prudente que el acta constitutiva de una empresa contemple cuáles son los derechos, las obligaciones y los poderes de todos los involucrados.

De tal manera que, la redacción de este documento constituye el primer paso para darle legalidad a una sociedad, pues luego de allí se procede con el registro para notificar a los entes correspondientes sobre la creación de la empresa.

En muchos países, un acta de este tipo es un requisito obligatorio, donde deben incluirse todos los datos básicos relacionados con la compañía, al igual que la firma de todos sus accionistas. De hecho, hay muchas agrupaciones que deben tener su respectiva acta, entre ellas las organizaciones no gubernamentales (ONG), sin fines de lucro, todo tipo de empresa (comercial y empresarial), las cooperativas y los clubs deportivos.

Y como todo documento depende del tipo de sociedad, ya sea anónima o civil, en la web puedes descargar modelos de acta que se adapten a la actividad comercial de tu empresa y a la legislación vigente del país donde entrará en operaciones. Aunque la estructura no difiere mucho entre sí, está sujeta al perfil de la organización.

acta constitutiva de una empresa formato

¿Cuáles son los requisitos?

Al proceder con la creación de una sociedad mercantil, debes cumplir con una serie de requisitos para que el documento tenga carácter legal. Por lo tanto, es necesario especificar cuál es el domicilio, al igual que el nombre y la nacionalidad de sus miembros. Seguidamente, debe abordarse la razón social, es decir, el objeto de la sociedad, detallando a qué actividades se dedicará y los objetivos de las mismas.

La denominación de la sociedad y la duración también son elementos clave que deben plasmarse, junto al aporte de capital social, el nombramiento de quienes la administrarán, la designación de los responsables de la firma fiscal, la forma en que piensa administrarse, aparte de las facultades de cada uno de sus miembros.

Finalmente, en caso de que se quiera diluir la sociedad, se debe sentar un precedente sobre las condiciones para su liquidación. Además, seguido a la creación de toda empresa, es importante definir su rango de acción, detallando qué tipo de productos y servicios serán comercializados, hacia cuál segmento de mercado estarán dirigidos (target) y cuál es la competencia a enfrentar en el entorno sectorial.

Cuando ya se tenga definido todo esto en el documento, se procede a cumplir con el protocolo de consignación en la notaría, ante la presencia de un corredor o de un funcionario público. Por consiguiente, ante todos sus socios y sus representantes legales, se deja registrado el lugar, la fecha y la hora en que se conformó la empresa, especificando los datos antes mencionados.

Generalmente, se suele atribuir un lapso de 99 años para el funcionamiento de una asociación, una vez que se ha definido su razón social, pero se trata de un rango sujeto a cambios. Algo que también debe tomarse en cuenta, es que debe definirse la manera en que se piensan distribuir las utilidades, al igual que las estrategias a implementar en caso de pérdidas y la activación de un fondo de reserva.

En caso de que se tengan dudas, un abogado o un notario pueden aclararte todos los aspectos relacionados con los estatutos de la empresa. Hay quienes se dedican, por ejemplo, a consultar el acta constitutiva de una empresa de alimentos y bebidas, de ropa, de papelería, de transporte público, de seguridad y vigilancia privada, principalmente con la intención de guiarse por la estructura y adaptarla a la de su organización.

Por otro lado, algunos portales en la web cuentan con algunos modelos para descargar este documento, bien sea en formato Word o en PDF, tan sólo deberás llenarlo con los datos de tu empresa y luego imprimirlo. Al estar firmada por cada uno de sus integrantes, todos deberán tener perfectamente claras cuáles son sus funciones y por supuesto, sus aportaciones. Recuerda diferenciar el tipo de sociedad, ya que si es anónima, el formato tiende a variar.

modelo de acta constitutiva de una empresa

Importancia del acta constitutiva de una organización

Se trata de un requisito fundamental, de tipo legal que debes cumplir para proceder con la apertura de una empresa, pues le otorga rango jurídico a la misma. Precisamente, las bases legales son las que definen qué tipo de organización es, aclarando sus fines y objetivos.

Las firmas indican que todos los miembros de la asociación están de acuerdo con las cláusulas establecidas en el acta y por ende, proceden a asumir las responsabilidades que definirán el rumbo de la organización. Y es que dicho de otra manera, un acta le da vida a una empresa, pues contará desde el principio con sus bases y preceptos legales, además de sus reglas, el patrimonio y la participación de sus integrantes. A los fines de emitir facturas, abrir cuentas bancarias y figurar como titular de obligaciones y derechos, se deberá presentar este documento.

Siguiendo la normativa, no hay escenario posible para la improvisación, puesto que con este procedimiento, quedará especificado cuál será el proceder ante algo tan delicado como el fallecimiento o el retiro de alguno de sus accionistas, así se sabrá si pueden tomar parte o no sus familiares.

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